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新任担当者のための会社法実務講座 第３１０条 議決権の代理行使 |
Ø 議決権の代理行使（３１０条） ①株主は、代理人によってその議決権を行使することができる。この場合においては、当該株主又は代理人は、代理権を証明する書面を株式会社に提出しなければならない。 ②前項の代理権の授与は、株主総会ごとにしなければならない。 ③第１項の株主又は代理人は、代理権を証明する書面の提出に代えて、政令で定めるところにより、株式会社の承諾を得て、当該書面に記載すべき事項を電磁的方法により提供することができる。この場合において、当該株主又は代理人は、当該書面を提出したものとみなす。 ④株主が第２９９条第３項の承諾をした者である場合には、株式会社は、正当な理由がなければ、前項の承諾をすることを拒んではならない。 ⑤株式会社は、株主総会に出席することができる代理人の数を制限することができる。 ⑥株式会社は、株主総会の日から３箇月間、代理権を証明する書面及び第３項の電磁的方法により提供された事項が記録された電磁的記録をその本店に備え置かなければならない。 ⑦株主（前項の株主総会において決議をした事項の全部につき議決権を行使することができない株主を除く。次条第４項及び第３１２条第５項において同じ。）は、株式会社の営業時間内は、いつでも、次に掲げる請求をすることができる。 １．代理権を証明する書面の閲覧又は謄写の請求 ２．前項の電磁的記録に記録された事項を法務省令で定める方法により表示したものの閲覧又は謄写の請求 ü 代理人行使の手続（１～４項） 代理人による議決権行使の場合には、株主又は代理人は代理権を証明する書面（委任状）を会社に提出しなければなりません（１項）。これを会社の承諾を得て書面に代えて政令の定める方法で電磁的方法を用いて提出することができます（３項）。なお、この株主が株主総会の招集通知を電磁的方法で提供を受けることを承認した株主である場合には、会社は代理権の証明を電磁的方法で提出することを拒むことはできません（４項）。 また、代理権の授与は株主総会ごとに行われることになります（２項）。すなわち、提出された委任状は１度の株主総会のみで有効ということになります。 代理権を証明する書類又は電磁的記録は、株主総会終結の日から３ヶ月間、本店に備え置いて、株主の閲覧・謄写に供されることになります（６項、７項）。 ü 代理人の資格（１項） 株主の議決権行使の機会は保障されなければならないので、会社は定款で議決権代理行使を禁止することはできません。しかし、そのかわりに議決権行使の代理人の資格を株主に限定する旨を定款に規定している例は多く、これは株主総会が株主以外の者により撹乱されることを防止する目的で、その範囲内で認められていると考えられています。したがって、この規制は、代理人が株主でないことを理由に議決権の代理行使が拒まれると、その株主の総会に参与することができなくなる場合には、この規制の効力は及ばないと考えられています。例えば、法人である株主が代表者の指示を受けた従業員を代理人として出席させた場合や入院中の株主が親族に代理行使を委任した場合などの例があります。 ※株懇モデルの定款 （議決権の代理行使） 第１７条 株主は、当会社の議決権を有する他の株主１名を代理人として、その議決権を行使することができる。 ２ 株主または代理人は、株主総会ごとに代理権を証明する書面を当会社に提出しなければならない。 〔参考〕非株主の出席のケース ⅰ法定代理人 未成年者の株主の親権者、成年後見人等の法定代理人については、戸籍抄本、登記事項証明書等によって、代理権を有することを確認し、本人確認のうえ入場を認めることになります。 ⅱ弁護士 判例では画一的に代理人の資格についての基準を明確にしていません。実務としては、株主以外の弁護士を代理人として総会に参加させたい旨の申し出があり、入場を認める場合、総会当日に弁護士資格や本人確認、委任状の有効性等を確認するのは手間がかかるため、事前に先方株主や弁護士に必要書類等を案内し、了承を取っておくとともに総会当日も一般受付とは別とし、不測の事態に備え顧問弁護士に立ち会ってもらうことが考えられます。 ⅲ外国人株主 外国人株主等は実質株主ですが、実質株主の株主総会出席については株式懇話会が「グローバルな機関投資家等の株主総会への出席に関するガイドライン」を公表しています。これが参考になると思います。なお、コーポレートガバナンス・コード補充原則１－２⑤において、このことをテーマとしています。実務対応を含めた解説はこちらを参照願います。 ü 代理人の数（２項） 会社は株主総会に出席できる代理人の数を制限することができます。これは、議決権の不統一行使を口実として、１人の株主が多数の代理人を総会に出席させ、総会の運営が混乱させるのを防止するためです。なお、代理人の数を制限する場合には、定款にその内容を定めるか、株主総会の招集を決定する取締役会で定めて招集通知に記載する必要があります（会社法施行規則６３条５号）。 〔参考〕招集通知の記載例 ４．招集にあたっての取締役会のその他の決定事項 （１）代理人による議決権行使 代理人により議決権を行使される場合は、議決権を有する他の株主の方１名を代理人として株主総会にご出席いただけます。たたし、議決権行使書用紙、代理権を証明する書面に押印された印鑑証明書またはバスポート、運転免許証もしくは各種健康保険証の写しその他株主本人を確認できる資料とともに代理権を証明する書類のご提出が必要となりますのでご了承ください。 〔参考〕委任状の勧誘 株主が自ら代理人を選んで議決権を行使させることができるように、会社または株主が株主に対して、自己または第三者に議決権の代理行使をさせるように勧誘することができます。この代理行使の勧誘は、勧誘をしようとする者（勧誘者）が、勧誘を受ける者（被勧誘者）に対して委任状用紙を交付して、それに必要事項を記載して、それを勧誘者に送付するように勧誘するので、「委任状の勧誘」と呼ばれています。例えば、会社提案に反対する株主が、反対票を集めようと、他の株主に委任状を書いてもらい、その株主たちの代理人となって反対票を投じるというものです。これに対して会社が委任状を勧誘することもあります。この場合は会社自らが代理人になれないので、第三者に代理させることを勧誘することになります（多くの場合、会社の総務部長が代理人となるようです）。昭和５６年に書面投票制度が導入される以前は、会社は定足数、賛成票を確保するために株主に対して委任状を勧誘していました。現在でも少数ですが委任状勧誘を行なっている上場会社も存在します。 ・委任状勧誘の規制（金商法１９４条） 上場株式の議決権行使について委任状を勧誘する場合には、勧誘者が会社またはその役員であろうとそれ以外の者であろうと、被勧誘者に対して、法定の事項（委任状規則１～４１条）を記載した参考書類を提供して行なわなければなりません。また、その委任状用紙は、議案ごとに被勧誘者が賛否を明記することができるようなものでなければなりません。この実質的な内容は書面投票制度と参考書類によく似ているものです。 委任状勧誘制度の概要を以下で説明します。 ア．委任状用紙と参考書類の公布 議決権の代理行使の勧誘を行おうとする者（勧誘者）は、株主に対して、委任状用紙及び代理権の授与に関し参考となる事項を扱った書類（以下「参考書類」という。）を交付しなければならない（金商法施行令３６条の２第１項）。これは電磁的方法でも可能（金商法施行令３６条の２第２項）。 イ．参考書類の記載事項 勧誘者が、当該会社またはその役員の場合、参考書類に記載しなければならない事項は、以下の通り（勧誘府令１条１項）。 ・勧誘者が当該株式の発行会社またはその役員である旨 ・議案 ・提案の理由（議案が取締役の提案に係るものに限る） ・議案につき、監査役の調査により株主総会に報告すべき調査の結果があるときは、その調査結果の概要 さらに、役員等の選任または解任に関する議案、役員の報酬等に関する議案、計算書類の承認議案、企業再編等の承認議案及び株主提案による議案については、各々記載すべき事項が定められている（勧誘府令２～２０条）。 ウ．委任状用紙の記載事項 委任状用紙には、代理人に委任する事項について明記する必要がある。法令上は、議案ごとに被勧誘者が賛否を記載する欄を設けなければならない旨のみが記載事項として定められている（勧誘府令４３条）。他の記載事項は、議決権行使書面に準じる。通常、委任状用紙には、以下の事項が記載される。 ・委任する代理人欄 ・委任する事項 議決権の行使内容 当該株主総会の各議案について、株主の指示にしたがって議決権を行使する旨が記載される。また、但し書きに、議案に対し賛否の記載のない場合あるいは修正案が提示された場合は代理人に白紙委任する旨が記載される。 復代理人選任の件 株主がが、自ら代理人を指名してきた場合において、当該代理人が総会に出席できないときに備えて、復代理人を選任する旨を委任するものである。 ・議案ごとの賛否を記載する欄 複数の役員等の選任または解任に関する議案、あるいは複数の会計監査人の不再任に関する議案の場合は、勧誘府令には候補者別の賛否を委任状用紙に記載することが求められていないため、各候補者、各役員等および各会計監査人別に賛否を記載できる欄を設ける必要はない。また、参考書類の各議案には、各候補者、各役員等および各会計監査人に番号を付す必要はない。 ・株主の氏名・名称（押印欄を含む） ・株主番号 ・当該株主が行使することができる議決権の数、基準日現在の所有株式数 エ．委任状による議決権の行使の期限 委任状勧誘の場合、議決権の行使の期限は限定されていない。よって、書面投票制度のように、総会日の前日までに提出することはできない。 オ．動議に対する対応 委任状勧誘制度を採用した場合、株主総会において動議が提出された際の取扱いについては、手続上の動議および実質動議とも代理人が議決権を行使することができるとされている。また、その旨を、委任状用紙に記載している例も多い。 カ．委任状用紙・参考書類の金融庁への提出と備置 勧誘者は、委任状用紙および参考書類を交付したときは、直ちにこれらの書類の写し（これらの書類の作成に代えて電磁的記録の作成がされている場合においては、当該電磁的記録または電磁的記録に記録された事項を記載した書面を含む。）を金融庁長官に提出しなければならない（金商法施行令３６条の３）。ただし、議決権を行使することができる株主全員に公布されている場合を除く（勧誘府令４４条）。 また、委任状用紙は、代理権を証する書面であることから、会社は、株主総会の日から３ヶ月間、本店に備え置き、株主の閲覧・謄写請求に応じなければならない（３１０条）。 ・議決権代理行使と書面投票制度 議決権の代理行使の勧誘と書面投票制度は、いずれも、株主が自らは総会会場に出向くことなく、しかもその意思を決議に反映させることを認める制度である点では共通しています。しかし、次の点が違います。第一に、前者はすべての株式会社について認められているのに対して、後者は、それが認められるのは株主が１０００人以上の公開会社に限られているという点です。第二に、前者では代理人の行為を通じて株主の意思が決議に反映されるのに対して、後者は他人の行為が介在しないで議決権行使書面が会社に提出されることによって直接、株主の意思が決議に反映されます。第三に、株主総会で議事進行に関する動議が提出された場合に、前者においては、そのような動議についても代理権を与えておけば、出席している代理人は、それについて代理権を行使できます。後者は株主自身が株主総会に出席していない以上、それについて自分の意思を反映することはできません。そこで実務上は、書面投票制度を採用している会社では、会社に協力的な大株主等に出席を求めたり、包括委任状えることで動議が提出された場合の用意としているのが通常です。 書面投票制度の導入後も委任状の勧誘は取締役に反対する立場の者が委任状勧誘を行うことはあります。また、会社が議決権を行使できる株主全員に対して委任状用紙を添付して委任状勧誘をしたときは、書面投票制度は適用しないものとされています。（２９８条２項但し書き）
・会社法２９８条１項３号、２項 ・金融商品取引法１９６条 ・金融商品取引法施行令３６条の２～６ 使に際して 参考となる 事項を記載 ・提案の理由 ・議案につき監査役の調査により株主総会に報告すべき調査結果があるときは、その結果の概要（施行規則７３条１項 ・勧誘が当該株式の発行会社またはその役員である旨 ・議案 ・提案の理由 ・議案につき監査役の調査により株主総会に報告すべき調査結果があるときは、その結果の概要（勧誘府令１条１項 考書類参考 書類のウェブ 議決権行使 書面・委任状 用紙の法定 ・賛否の記載のない場合の取扱い ・重複行為の取扱い ・議決権の行使の期限 ・議案ごとの賛否の欄（勧誘府令４３条） ・特定の時を定めた場合は、特定の時 ・委任状用紙・参考書類の写しを金融庁長官へ提出（金商法施行令３６条の３） 〔参考〕株主による委任状勧誘時の対応実務（留意点） ①株主による委任状勧誘の準備 株主は委任状勧誘を行うに先立ち、株主名簿の閲覧・謄写を請求するのが一般的です。事前に株主を把握し、その名簿に従って勧誘するからです。株主から株主名簿の閲覧・謄写の請求を受けた場合には、次のいずれかに該当する以外を除き、会社は株主の請求を断ることができません（１２５条３項）。 ・請求者がその権利の確保または行使に関する調査以外の目的で請求を行ったとき ・請求者が会社の業務の遂行を妨げ、または株主の共同の利益を害する目的で請求を行ったとき ・請求者が会社の業務と実質的に競争関係にある事業を営み、またはこれに従事するものであるとき ・請求者が株主名簿の閲覧または謄写によって知り得た事実を利益を得て第三者に通報するために請求を行ったとき ・請求者が、過去２年以内において、株主名簿の閲覧又は謄写によって知り得た事実を利益を得て第三者に通報したことがあるものであるとき ②株主による委任状勧誘への対抗に関する留意点 ⅰ）勧誘の意義 株主が行う委任状勧誘に対して、会社が株主に何らかの働きかけを行う場合、その行為が「自己又は第三者に議決権の行使を代理させることを勧誘」することに該当するのであれば、会社は委任状勧誘規制に従わなければなりません（金商法１９４条）。例えば、会社が、株主の勧誘に反して、会社提案に賛成する委任状の提出を求める行為は勧誘に当たるでしょう。また、会社が株主の委任状勧誘に応じないように求めることも勧誘に当たると考えられます。 ⅱ）委任状勧誘規制の例外 一般に、会社は書面投票制度を採用し、委任状勧誘は行いません。株主が株主提案権を行使した場合や、株主が委任状勧誘を行う場合、会社は、委任状勧誘規制に反しない方法で委任状を取得する場合があります（金商法１９４条）。しかし、次の場合は委任状勧誘規制の適用除外とされています（金商法施行令３６条の６第１項）。 ・当該株式の発行会社またはその役員のいずれでもない者が行う議決権の代理行使の勧誘であって、被勧誘者が１０人未満である場合 ・時事に関する事項を掲載する日刊新聞紙による広告を通じて行う議決権の代理行使の勧誘であって、当該広告が発行会社の名称、広告の理由、株主総会の目的たる事項および委任状勧誘等を提供する場合のみを表示する場合 ・他人の名義により株式を有する者が、その他人に対し当該株式の議決権について、議決権の代理行使の勧誘を行う場合 これらの具体的方法は、主要株主から過去の慣行にしたがって自発的な提出を受ける、元社員であって現株主である者が勧誘を行う、総務部長等の社員であって現株主である者が勧誘を行うといった態様で１０人以下の大株主から委任状を受けている例が一般的です。 ⅲ）議決権行使書面の勧誘 会社が、議決権行使書面について、単に退出を求めたり、賛成の欄に印を付けたうえで提出を求めたりする行為など、議決権行使書面の取得に向けた勧誘については委任状勧誘規制の適用はないと考えられています。 ⅳ）委任状サンプルの同封 委任状勧誘に際しては、株主提案に賛成するよう勧誘する場合もあれば、会社提案に対して反対するように勧誘する場合もあるため、勧誘される株主は委任状をどのような記載すれば良いか分かりにくい場合があります。実務では、委任状用紙を交付する際、一緒に委任状の記載方法を記したサンプルを同封するのが一般的です。会社提案に対しては「反対」、株主提案に対しては「賛成」という記載例を記したサンプルを同封することは認められると考えられています。賛否を記載した委任状を送付することは認められません。 ⅴ）議決権行使に係る利益供与の禁止 会社法１２０条は株主の権利行使に関して利益供与をすることを禁止していますが、議決権を行使してもらうために行っている以上、株主が委任状勧誘を行っている場合に、会社が対抗するように粗品などを提供することは避けなければなりません。昭和１９年の東京地裁でのＩＤＥＣ株式会社ｖｓ株式会社モリテックス事件判決では５００円相当プリペイドカードを会社が配ったのは利益供与に当たると判断しました。 ③株主総会前の準備 ⅰ）打合せ 株主による委任状勧誘が行われる場合、通常、委任状勧誘を行った株主と会社は対立し、事後に株主総会の決議の効力について争いが生じる可能性があります。そのため会社は、株主総会までに株主の入場審査や採決の方法、委任状および議決権行使書面の取扱いなどについても、弁護士や株主名簿管理人と十分確認しておく必要があります。 ⅱ）用紙の確認 委任状は議決権行使に関する委任契約を称する書面であることからすると、委任者が誰か、受任者が誰か、委任者が受任者に議決権行使を委任することが明らかでなければ、有効な委任状とは言えません。委任状の有効性の判断を誤った場合は、株主総会の決議の瑕疵となります。 ・委任者の押印がない場合 委任者の押印がない場合、その委任状が委任者の意思に基づいて作成されたものであるかを判断できません。実務上、委任状規制にしたがって株主に送付されたものである場合には、その委任状に押印さえなされていれば有効と考えられる一方で、押印がない委任状については、仮に署名があったとしても、無効と考える見解が一般的です。 ・代理人欄に誤った名称を記載した場合 代理人欄に委任者自身の名称を記載した委任状のように、株主が議決権行使を委任した事実が認められたとしても、誰に委任したかが明らかでない限り、その委任状は無効と考えられます。なお、委任状に予め代理任命を記載して置くことは認められています。 ④株主総会当日の運営に関する留意点 ⅰ）委任状が撤回された場合 委任状は議決権行使に関する委任契約を称する書面ですから、いつでも撤回することができます（民法６５０条）。撤回の申し出があった場合、その委任状に基づく議決権の行使は認められませんが、会社は、その撤回の申し出が正式になされたものであることの確認を行なわなければなりません。その確認は、委任状が正式なものであるかの確認と同じレベルで行えばいいと考えられています。なお、撤回の申し出は、本来、委任者と受任者との間でなされるべきですが、仮に、会社に対して撤回の申し出がなされたとしても、会社を介して申し出が当事者に伝達されればよいため、そのような申し出に基づき撤回を認めても差し障りはないと考えられます。 ⅱ）委任状と議決権行使書面の両方が提出された場合 議決権行使書が株主総会に出席しない株主のものであるため、代理人が株主総会に出席する場合は効力は生じないことになります。委任状と議決権行使書面の両方が提出された場合、委任状が優先します。 ⅲ）委任状を提出した株主が株主総会に出席した場合 委任所を提出した株主が株主総会に出席した場合、その株主は委任状を撤回したと考えられるため、出席した株主の議決権を正当なものとして取り扱わねばなりません。 ⅳ）両立しない議案についての委任状の効力 たとえば、定款で定める役員の員数８名のところに、会社が８名の候補者を提案する一方で株主が８名の候補者を提案した場合、株主提案に賛成し、かつ別の議案が提案された場合は白紙委任する旨を明記した委任状を、会社提案の議案について出席議決権数に含め、出席として取扱います。しかし、会社提案と株主提案が両立するか否かの判断は困難です。
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