�@）すべての株式会社に共通する報告事項：事業報告（４３８条３項）

�A）会計監査人設置会社の報告事項

取締役会の承認を受けた計算書類（貸借対照表、損益計算書、株主資本等変動計算書、個別注記表）が会社の財産及び損益の状況を正しく表示しているものとして、次のような法務省令の要件（計算書類規則１３５条）を満たす場合は、決議事項でなく、報告事項となります（４３９条）。

・会計監査人による監査報告の内容が無限適正意見であること。

・監査役、監査役会あるいは監査委員会の監査報告で、このような意見となった会計監査人の監査の方法や結果を相当でないとしていないこと。

・取締役会設置会社であること

また、連結計算書類（連結貸借対照表、連結損益計算書、連結株主資本等変動計算書、連結注記表）を作成する会社で、事業年度末に大会社であって、有価証券報告書提出会社については、監査手続き、取締役会の承認を経た上で定時株主総会に提出し、その内容及び監査の結果を報告しなければなりません（４４４条）。

そして、事例は少ないかもしれませんが、監査役、監査役会あるいは監査委員会の決議で会計監査人を解任した場合には、その報告を定時株主総会で報告することになっています（３４０条）。

決議事項は、２９５条で規定されていた株主総会で決めることができる事項を決議事項として決めていきます。

※株主総会では目的事項以外の決議は無効となります（３０９条５項）

�B書面投票制度を利用する旨

いわゆる書面投票制度を利用する旨です。議決権行使書を株主総会の前日までに送付して、それで決議に参加するという制度です。上場会社では一般的になっているので、当たり前と思われる人がほとんどだと思います。しかし、この条文で利用する場合にはその旨となっているので、利用しなければならないわけではないのです。

そもそも議決権行使書という文書は昭和５６年の商法改正により導入されたものです。それ以前には、議決権行使書と、このベースとなる書面投票制度というものはありませんでした。株主総会というのは、本来、株主が出席して、その場で議論を交わして熟議の末に投票を行い決議をすることで重要事項を決めるというものです。これは株主総会に関わらず会議というシステムはそれが原則です。例えば国権の最高機関である国会において本会議に出席せず、議案について書面で投票するなどということがあるでしょうか。議案について会議の場で議論を進めることで、自分とは異なる視点の意見や情報を得ることができたり、他人に自分の考えを説明することで再確認したりと議案に対する認識が深まることになるわけです。そのプロセスにおいて、以前に気付かなかったことを知らされ従来の意見を転換する可能性だってあるはずです。それが会議で議論をする意味です。これは、民主主義での多数決を正当化するために様々な議論が議会制民主主義の当初からあって、熟議によって意見が集約の方向に向かい一般意思に近づいていくというモデルが一般に認められるようになっている、というのがベースにあるのです。権威筋を持ち出すなら、公法学のケルゼンやラートブルッフといった人たちによる多数決原理、つまり、多数者による少数者の説得のために両者の討論があり、その結果としての少数者の多数への賛同・承認をたどることを意味するし、さらにいえば、この過程において少数者の意見も多数者の意見に近づくとともに、多数者の意見も少数者の意見に近づき合うという相互のあいだに、多数少数意見が転化しあい、交替し合う可能性が常にあると言う中で多数決による決議に参加者が納得することになるというわけです。

では、以前は株主総会に出席できない株主はどうしていたのか、実務担当者が気になるのは、どうやって定足数を確保していたかということでしょう。その際には委任状が使われていました。よく、何かの団体のメンバーである人ならば総会があると招集通知が送られてきて、出席できない場合には委任状を提出して下さいいと言われると思います。それと同じことが株主総会で行われていました。では、委任状ということでやっていたのを書面投票制度などという株主総会に特有のことを始めたのでしょうか。それは委任状と書面投票制度を比較しながら見ていくと分かってくると思います。

委任とは、自分は会議に参加できないから、会議に参加できる信頼に足る人に自分の分を代理して投票してもらうという内容です。端的に言えば、本人は会議の決議に自分の意志を投票するのではなくて、意志を他人に預けてしまうのです。だから、本人がある議案に賛成の考えをもっていても委任された人が反対の投票をすることもありうるのです。委任された人は会議に出席するので、上で説明した多数決原理による議論→投票のプロセスに参加するわけです。その際に議論の中で反対の説得に応じる可能性があるのです。その時、委任した人の意向に委任された人は縛られないのです。そうでなければ会議の議論に参加できませんから。だから、委任状の場合は会議の意味がかろうじて保たれることになるわけです。

こうして見ると、書面投票制度そのような本来の会議の意味を、言わば、端折って、議論に参加することなく事前に書面で議案に対する賛否を投票してしまうということは、会議の趣旨に反する行為のはずです。

もうすこし根本的として、会議形式で議論をして決議という結果を出すということは、どういうことかを考えて見ましょう。株主総会で言えば、取締役の選任とか会社が今後生き残って成長するために非常に重要なことを決めるわけです。そういうことを決めた選択が会議で多数決で決めたからと言って正しい選択だったとは限らないわけです。では、どうして多数決で決めるのでしょうか。みんなで決めたことだから、と参加者を納得させる（反対者を諦めさせる）ためでしょうか。たしかに、そういう効果もあるでしょう。しかし、それが間違っていたら誰が責任をとるのか、選んだ全員ですか。それでは責任が有耶無耶になってしまいます。そうではなくて、この背景には様々な意見や見方を持った人が集まって意見を出し合って、十分な議論を行うということ、これを熟議といいますが、この結果として生まれた結論は絶対に正しいと確言することはできないかもしれませんが、限りなく正しいに近いものとなるだろうと推測される、ということなのです。だから、会議で一番大切なのは熟議というプロセスのはずなのです。しかし、議論の前に書面で賛否を投票してしまうということは一番大切なはずの熟議を省略してしまうことになってしまいます。それでは株主総会の結果が正しいという根拠が否定されてしまうことになってしまいます。私は研究者ではないので、このような根拠を説明した学説や論文を聞いたことがないのですが、たぶん誰も考えていないのではないかと思います。

では、どうしてこのような制度が導入されているのかといえば、この制度が導入された昭和５６年の商法改正の時点を状況を考えると、当時の株主総会は総会屋と言われる団体が跳梁跋扈していた時代で、彼らの株主総会でのパフォーマンスのひとつに株主から委任状を集めて、ある程度まとまった議決権の委任を受けて、株主総会の決議について、「我々の協力がなければ株主総会の決議は成立しない」と脅しをかけたり、株主総会の議場を混乱させたりするという方法がよくとられていました。それを行なわせないために、株主がたとえ株主総会当日に出席できなくても、他人に委任するのではなく、選挙の不在者投票のように自身の投票を事前に書面で行なわせるという方法を導入したのでした。こうすれば、総会屋は委任状を集めようとしても、同じ程度の労力で自分で投票できるのですから、何も他人に任せることもなくなります。このような制度導入の趣旨を考えれば、総会屋の活動がほとんどなくなったに等しい状態となり、委任状争奪のプロキシファイトもほとんど起こらない、と言うことを考えれば、本来の会議のあり方から外れた書面投票という制度そのものをやめてしまうことを考えてもいいのではないか、思います。

株主総会に対して、「開かれた総会」ということが謳われて何年もたっていますし、最近のコーポレート･ガバナンス･コードの中でも会社と株主との対話（エンゲージメント）が熱心に説かれていることなどから、株主総会という会議体を本来の会議で議論して結論を出すという形態に戻すことを考えてもいいのではないか。そのためには、株主だって、投資しているのだから自分で足を運んで株主総会に出席するくらいのことは自発的に行なうべきだし、それを前提に株主総会を行なうということを考え直してもいいのではないか、と思います。

株主総会で事前に書面投票で決議はほとんど成立することになっているなどということが、すでに分かってしまっていれば、わざわざ総会の議場に出向いて決議に参加する意味もなくなってしまうし、そんな状態で、果たして経営者と株主との間で対等な対話ができるかは、甚だ疑問です。

※この決議の有効性

この書面投票をする旨の決議は、株主総会の都度行うのが原則です。つまり、総会の開催の日時や場所、会議の目的事項とともに毎回決議しなければならないということです。ただし、以後の株主総会においても電子投票制度を採用する旨の包括的な決議をすることも可能です。それは、最初の決議のの際に、以後も同様とするという文言を追加して決議しておけばよく、多くの会社ではそうやって、都度の決議の手間を省略しています。

�C電子投票制度を利用する旨

電子投票制度は、書面投票制度を電磁的方法で行う制度です。つまり、議決権行使書を送付するかわりに会社指定のホームページにアクセスして、指定の方法でページの指示にしたがって投票する制度です。従って、書面投票制度を行っていないと利用できません。実際には書面投票制度と併用されます。

これは、とくに海外の機関投資家からの要望が多い制度です。書面投票制度は書類を郵送するので、海外に送るには日数がかかってしまって、海外にいると投票が間に合わなくなる危険があります。そうでなくても、書類が届いてから中身をよく読んで投票する時間が短くなってしまっているわけです。そこで、電子投票であれば、郵送のようなタイムラグがないので、海外にいても時間を確保できるメリットがあります。

〔参考〕電子投票を始める場合の手続

�@）株主総会招集の決議の際の電子投票をする旨の決議の内容

電子投票制度を採用する場合は、前述のとおり取締役会の決議が必要です。また、電子投票制度採用の取締役会の決議は、株主総会のつど行うのが原則ですが、以後の株主総会においても電子投票制度を採用する旨の包括的な決議をすることも可能です。

また、書面投票であれば、株主総会前日の営業時間終了までに会社に届いたものが有効で、書類というものは、一度送付したら、二度と送付できないものです。これに対して、電子投票は書類のように物体を送付するわけではないので、何度でも投票することが出来ます。したがって、最後に投票したものが有効になります。会社としては、書類であれば、郵送で届くので、原則として1日1回届くので、前日に届かなければ、それで締め切りですが、電子投票はネットで接続して投票するので時間の制限がありません。そこで、電子投票制度の採用に伴って、特定の時をもって電子投票による議決権行使の期限とする旨を定めることができます。そうするためには、株主総会招集の取締役会において、その特定の時（会社法施行規則第６３条第３号ハ）を定めることができます。また、同一の株主が電磁的方法で重複して議決権を行使した場合において、その同一の議案に対する議決権行使の内容が異なるときの取扱いを定めるときは、その事項（会社法施行規則第６３条第３号ヘ（２））、同一の株主が書面および伝統表で重複して議決権を行使した場合において、当該同一の議案に対する議決権行使の内容が異なるときの取扱いを定めるときは、その事項（会社法施行規則第63条第４号ロ）を定めること同時に決議することが、実務上を必要です。

�A）招集通知への記載

電子投票をする旨の決議をして電子投票を始めるには、狭義の招集通知には「株主総会に出席しない株主が電磁的方法によって議決権を行使することができる旨」を記載しなければなりません（２９９条第４項）。実務上は、電磁的方法による議決権行使ができる旨および議決権行使サイトのアドレス等を記載しています。

�B）株主総会参考書類の交付

電子投票による議決権行使を採用する場合には、株主に対し株主総会参考書類を交付しなければなりません（３０２条第１項）。なお、会社は、電子投票により総会の招集通知を発することを承諾した株主に対しては、その通知に際して、議決権行使書面に記載すべき事項を電磁的方法により提供しなければならないことになっています（３０２条第３項）。それ以外の株主から総会の会日の１週間前までに議決権行使書面に記載すべき事項の電磁的方法による提供の請求があったときは、直ちに、その株主に対し電磁的方法により提供しなければなりません（３０２条第４項）。

電子投票による議決権の行使は、株主が、政令の定めに従い会社の承諾を得て、議決権行使書面に記載すべき事項を記録した電磁的記録に必要情報を記録し、それを電磁的方法により会社に提供する形で行われます（３１２条第１項〜３項、会社法施行令第１条第１項第７号、会社法施行規則第２３０条）。

電子投票による議決権行使も、書面投票と同様に株主総会の日時の直前の営業時間終了時が議決権行使の期限となります、「特定の時」を定めた場合はその時が期限とすることができます（会社法施行規則第６３条第３号ハ、同第７０条）。

�C）会社の承諾

株主は、電子的投票のうち株主が使用するもの（たとえば、電子メールの送信、会社のウェブサイトの利用、メディア等の交付等。会社法施行規則第２３０条第２号）、および、ファイルへの記録の方式（添付ファイルを使用する場合の使用ソフトの形式・バージョン等。会社法施行規則第２３０条第２号）を示し、会社の承諾を得なければならない（会社法施行令第１条第１項第７号）ことになっています。しかし、実務上は、会社が株主名簿管理人などを通じて設置するウェブサイト（議決権行使サイト）を使用する方式のみを承諾することが一般的です。招集通知に、会社が電子投票のやり方を記載して、株主がそのとおりに投票することが現実に行われている実際です。

�D）本店備置

会社に提供された事項を記録した電磁的記録は、総会の日から３ヶ月間本店に備え置かれ、株主の閲覧に供されます（３１２条第４項）

〔参考〕議決権行使プラットフォーム

議決権行使プラットフォームは、東京証券取引所、日本証券業協会、Broadridge Financial Solutions, Inc.の合弁により設立された株式会社ＩＣＪ（以下、「ＩＣＪ」という）が運営する議決権行使サイトです。このプラットフォームを利用して議決権を行使した場合、会社法上は電磁的方法による議決権行使であると整理されます。

�@）議決権行使プラットフォームの仕組み

プラットフォームは、投資信託や年金基金等の機関投資家が直接議決権を行使できるシステムです。通常、投資信託や年金基金等は、株主名簿上の株主となることは少なく、国内であれば信託銀行等、国外であればグローバル・カストディアン等の名義株主の背後に隠れた実質株主として、名義株主に議決権行使の指図を行うことにより、間接的に議決権を行使しています。プラットフォームを利用すれば、株主名簿上には現れないこうした実質株主が、直接議決権を行使することが可能となります。ただし、会社法では、議決権行使を行うことができるのは株主名簿に記載された株主とされているので、プラットフォームを利用した場合、議決権行使を行うのはあくまで名義株主であって、ＩＣＪは名義株主から委託を受けた「使者」ないし「履行補助者」として行動することになります。

�A）機関投資家による議決権行使の実務上の問題点

国内において、機関投資家は、一般的に資産管理業務を担う管理信託銀行を経由して、郵送により招集通知等の議案情報を受領します。これは株主名簿上の株主が管理信託銀行となっているためです。これにより、実際に機関投資家が書類を受け取るまでに数日を要することになるわけです。議決権行使についても同じように管理信託銀行を経由して行われます。管理信託銀行は機関投資家から議決権行使のための指図を受領し、集計後会社へ返送します。その際、事務プロセスに必要な時間を考慮し、機関投資家に対しては、会社が設定する議決権行使の締切日よりもさらに前倒しした期限を設定するのが一般的です。したがって、機関投資家の議案検討期間は、個人投資家等の名義株主よりも相当程度短いものとなるわけです。

一方、海外機関投資家については、より複雑なプロセスとなっています。海外機関投資家がわが国の企業の株式を保有する場合、一般的には彼らが契約を結んでいるグローバル・カストディアンが名義株主となります。グローバル・カストディアンは、複数の市場にまたがる有価証券の保管業務の取扱いを一括して行う金融機関であり、それぞれの市場における証券の受渡しや保管のために常任代理人を選定するのが一般的です。したがって、海外機関投資家の場合、議案情報の入手と行使指図ともにグローバル・カストディアンと常任代理人の双方を経由することになり、議案検討期間は国内の機関投資家よりもさらに短いものになってしまいます。

〔参考〕電子投票を始める際の実務上の留意点

�@）株主の同一性の確認方法

電子投票では、電磁的方法により議決権を行使している者が真の株主であることを確認するため何を用いるべきかという問題があります。実務上は、事前に会社から割り当てられたＩＤナンバー等と、会社に対し株主があらかじめ届け出たパスワードとを議決権行使サイトの所定欄に入力しなければ議決権行使ができないように設定しておく等の方法がとられることが一般的です。

�A）書面投票と電子投票による議決権の二重行使

書面による議決権行使と電磁的方法による議決権行使とを会社が併用する場合、一株主がその双方で議決権を行使する可能性があります。その際は、後にされた議決権行使により先にされたものが撤回されたものとして取り扱うのが原則です。しかしながら、一方が書面、他方が電磁的方法となると、その先後を判別することが容易でなく、いずれか一方の方法を優先させる旨を会社が定めて、株主に対しあらかじめ通知することができます（２９８条第１項第５号、２９９条第４項、会社法施行規則第６３条第４号ロ）。

なお、電子投票を行った株主が当日の総会に出席したときは、書面投票の場合と同様に、電子投票による議決権行使は撤回されたものとして当日出席に振り替えることとなるため、すべての議決権行使書について重複のチェックが必要です。

〔参考〕コーポレートガバナンス・コード

コーポレート・ガバナンス・コードでは原則１−４において議決権の電子行使を推奨しています。それらついては、こちらを参照して下さい。

�Dその他法務省令で定める事項（会社法施行規則６３条、９５条）

書面による議決権行使を認める旨を決定した場合は、株主総会参考書類に記載すべき事項を定めなければなりません（１項５号、会社法施行規則６３条３項イ）。ただし、合併などの組織再編に際しての事前の開示事項（会社法施行規則１８２〜１８４条、１９１〜１９３条、２０４〜２０５条）に関する事項は、招集決定の時点までに会社が決定できるとは限らないことから、招集時に定めるべき事項から除外されています（会社法施行規則６３条３項イ）。

また、招集の時をもって書面による議決権の行使期限を定めるときは、定款に定めがない限り、その特定の時を定めなければなりません（１項５号、会社法施行規則６３条３項ロ）。これは議決権行使を受け付けるべき期間について会社があらかじめ合理的な定めを設けることが出来ようにするためです。特定のときは、株主総会日時以前の時であって、招集通知の発出日から２週間を経過した日以後の日に限られます（会社法施行規則６３条３項ロ括弧書）。なお、特定の時を定めない場合には、原則として株主総会日の前営業日の営業時間終了のときが期限となります。

また、議決権行使書面に賛否等のいずれの記載もない書面が会社に提出されたときに、各議案について賛成・反対・棄権のいずれかの意思表示があったものとする取り扱いを定めるときは、その取扱いの内容を定めなければなりません（１項５号、会社法施行規則６３条３項ニ）。

なお、ウェブサイトによる開示の措置をとることにより株主総会参考書類に記載しないものとする場合は、記載しないものとする事項を定めなければなりません（１項５号、会社法施行規則６３条３項ホ）。

その他の事例として、代理人による議決権行使にについて代理権を証明する方法、代理人の数その他代理人による議決権行使に関する事項を定める時はその事項を定めなければなりません（１項５号、会社法施行規則６３条５項）。議決権の代理行使に当たっては、株主または代理人は会社に代理権を証明する書面を提出、または、書面に代えて電磁的方法で提供しなければならないこと（３１０条１項、３項）、及び会社は株主総会に出席できる代理人の数を制限することができること（３１０条５項）からです。また、議決権を不統一行使する旨を会社に通知する方法を定めるときは、その方法を定めなければなりません（１項５号、会社法施行規則６３条６項）。取締役会設置会社では、議決権を不統一行使しようとする株主は、株主総会の日の３日前までに会社に対して議決権を統一しないで行使する旨及び理由を通知しなければならないからです（３１３条２項）。

※これらの事項は招集通知に記載しなければならない（２９９条４項）

ü 書面投票制度を導入しなければならない会社（２項、３項）

株主数が１,０００人以上の会社は、書面投票制度を導入しなければなりません。

ü 取締役会設置会社の場合（第４項）

取締役会設置会社が株主総会招集の決定をする場合は、取締役会で決議するという方法でおこなわなければなりません。

〔参考〕株主総会招集の決議の実務

会社法で規定されていることについては以上ですが、実務では、これだけでは動けないので、実際にどうすればいいのかを、会社法の規定にないところで補足したいと思います。

�@株主総会招集の決議と計算書類承認の決議

この二つの決議は本来は別々の決議ですが、会社によっては同時に行っているところもあり、混同している人もいるのではないかと思います。実務担当者は、そんなことはないのですが、取締役の中には法律に詳しくない人もいて、両方とも株主総会に関する決議なので同じことをしていると勘違いしている人もいるようです。

ただ、どちらも定時株主総会の手続として必要不可欠な決議なので、株主総会招集の決議をしたから安心して計算書類の承認を忘れてしまったりすると、株主総会招集の手続に瑕疵があったことになってしまいます。

�A株主総会招集の決議はいつ行うか

株主総会招集の決議は会社によって行う時期が、それぞれの会社の事情によってまちまちだったりします。別冊商事法務の株主総会日程のモデルプランでは決算発表の時に決議するように設定されていますので、そういう会社が多いのかもしれません。それで、いつ決議するかについて、最低限クリアしておかなければならない条件を以下に列挙します。

・株主総会の招集、計算書類の承認決議より前であること─当たり前のことです

・決算短信の公表の前であること

決算短信には役員の異動の予定がある場合には記載しなければならないことになっています。役員の選任は株主総会の議案なので、それが正式に決定するのは株主総会招集の決議です。

・決議の内容はインサイダー情報であること

�B株主総会招集の決議の開示、報告

上場会社が株主総会招集の決議を行った場合には、すみやかに報告、開示する必要があります。

・株主総会招集の決議の届出

株主総会招集の決議を行った場合には、すみやかに上場している証券取引所及び保振に、その内容を届け出なければなりません。

・適時開示

株主総会で決議する議題が適時開示項目に該当する場合、株主総会招集の決議を行ったときに、すみやかに開示しなければなりません。