4.株主総会の実務(2)〜文書
(2)狭義の招集通知
 

 

株主総会に関連する書類の中で、まず、狭義の招集通知について見て行きましょう。

見本として、実際に使用された招集通知をサンプルとして、それに即して説明していくことにします。まずは、サンプルの中で赤字で番号を振った項目ごとに説明しますので、サンプルと照らし合わせながら読んでいただきたいと思います。

 

@証券コード

上場会社の証券コードです。これは会社法で規定されている法廷記載事項ではありません。だから、記載しなくてもいいのです。法定事項でもないのに記載されているのは、株主や投資家からの要望が強かったからとされています。実際のところは、リーディング・カンパニーと一般に見なされている有名企業が、海外の機関投資家から要望に応えて記載するようになったところ、他の多くの会社が追随して一般的になったものだろうと思われます。とくに、記載しても害になるわけでもなく、記載する労力もかからないのに、これを記載することで海外の機関投資家に配慮しているかのように見えるということから、追随する企業も多かったのでしょう。また、金融商品取引法や証券取引所の上場規則に基づく会社情報の公開、いわゆるディクローズ文書では証券コードの記載が書式化されています。その点から証券コードの記載に抵抗感はなかったのだろうと考えられます。このような証券コードを記載する会社が増えてくると、今度は記載することが一般化して当然記載することになりました。

証券コードは、このようなサンプルの位置に小さく記載されるのが一般的です。分類のための便宜が主な機能目的ですから。

 

A発信日付

これも、@の証券コードと同様に法定記載事項ではありません。サンプルを見て、気がついた人もいると思いますが、招集通知の書式とか記載されている項目は、一般的なビジネス通知文書と同じです。宛名があり、発信者名があり、発信日があって、タイトルが記されて、拝啓で始まる挨拶に続いて、「記」として区切られた本題が「以上」で締められる。そのうち、ビジネス文書では発信日が記されるのが一般的です。それは、いつ発信されたのかを明確にする。いつのことなのかを明確にする機能があるからです。これに対して、株主総会の招集通知は株主総会日の2週間前までに発送しなければならない(会社法299条1項)とされていますから、発信日を記載しなくても、いつのことなのかは分かるので、なくてはならない、というものではないのです。でも、記載されていれば、いつの文書なのは一目瞭然です。しかも、株主総会開催の手続きとして、決められた期間内に招集通知を発送することが義務とされていて、もし守られなかった場合に、株主総会の開会自体が無効とされてしまうことがあります。その際に、招集通知に発信日を記載しておくことで、発信の日付を示しているという効果はあります。(実際には、料金別納郵便として郵便局にもっていった受領印の日付が発送した確認として用いられているので、裁判になった場合などは招集通知の発信日は証拠にはなりません)

ちなみに招集通知の発信日について確認しておくと、

@)一般論として総会日の2週間前(会社法299条1項)

A)株主総会の招集決定の取締役会で議決権の行使期限として特定の時を定めた場合は特定の時が属する日の2週間前に発信しなくてはならない。

なお、このような総会日の2週間前という期間の日数の数え方は民法140条に「日、週、月又は年によって期間を定めたときは、期間の初日は、算入しない。」と規定されている初日不参入の原則に従います。このサンプルで言えば、総会日の2週間前を計算する場合には、総会日である6月26日は初日になるので2週間の期間にいれずに、その前日である25日から2週間、つまり14日と数えて11日が発信日となるわけです。つまりは、2週間前というのは、総会日を入れれば15日前ということになります。

そもそも、招集通知の発送期限を厳しく定めているのはどうしてなのかといえば、ひとつの考え方として、公開会社では市場に株式が流通するために潜在的に株主か多くなる可能性があり、株主も会社に縁もゆかりもない見ず知らずの人がなる可能性があるだろうから株主総会に出席する権利を持つ会社の所有者である株主の出席の機会を保障するためにはある程度の時間的な猶予が必要であることから少なくとも法は2週間前の招集を要求したものだ、というのがあります。また、実際的なことを考えれば、書面投票制度が機能するためには、ある程度の投票期間が必要となり、招集通知を株主に郵送で発送し、受け取った株主が議決権行使書に記入して、郵送で返送し他のが会社に戻ってくるまで3〜4日の期間をみなければならない、ということも考慮すれば二週間程度の期間は最低必要です。

 

B宛名

これもまた、@の証券コードやAの発信日と同じように法定記載事項ではありません。しかし、招集通知をビジネスの業務文書のひとつと考えれば、誰に宛てて作成され、発信されたかを記載するのは当たり前のことです。

株主総会は株主が出席して決議する会議ですから、そこで招集されるのは株主です。したがって株主総会の招集通知は株主に対して発信される文書です。そこで、宛名は「株主各位」とか「株主の皆様へ」と記されるのが一般的です。この場合、株主の個人名をそれぞれ記載して招集通知を株主別に作成するのが理想かもしれませんが、実際上、印刷では無理なので、上場会社ではそこまで手間をかけてはいません。

なお、招集通知は総会議事に参加してもらうための招集ですから、議決権を行使することのできない株主及び所在不明株主に対しては、通知をする必要がないとされています。

 

C招集者及び標題

これもまた、@の証券コードやAの発信日B宛名と同じように法定記載事項ではありません。しかし、株主総会を誰が招集するかを明示することは、会議を招集する場合に常識では必須の項目です。会社法では、296条4項で株主総会の招集権限は取締役会の専属的権限とされ、他の機関にゆだねることができないとし、296条3項において「株主総会は、次条第四項の規定により招集する場合(少数株主が裁判所の許可を得て株主総会を招集する場合)を除き、取締役が招集する。」と招集の執行者を規定しています。一般的な記載のパターンはサンプルにもあるように、会社の所在地、商号そして代表取締役とその氏名を記載するというものです。なお、ここでの会社の所在地は登記上の本店所在地を記載するのが一般的で、実際の本店所在地が異なる場合は両方の住所を併記する場合が多いようです。

また、標題も法定記載事項ではありませんが、そもそも何のための通知であるのか標題がなければ、一目で理解されるということは難しいと言えます。開催される株主総会が定時株主総会なのか臨時株主総会なのかは、この標題でしか分かりません。そこで、一般的には「第○回(期)定時株主総会招集ご通知」、「臨時株主総会招集ご通知」と記載しています。このうち定時株主総会の場合は、「第○回(期)」のように回(期)数を付して、いつの定時株主総会なのか特定できるようにしているのが一般的です。

 

D招集通知本文

法定記載事項でありませんが、招集通知をひとつの文書としてみれば、紛れもなく主文です。株主総会を開催する旨とあわせて、その株主総会への出席の要請を記載し、「拝啓」に始まり、「敬具」で締める手紙形式の文章が一般的です。この通知本文には、株主総会の開催日時、場所及び目的事項等の招集の決定事項は記載しないで、「下記のとおり」として、別に「記」以下にまとめて記載し、最後に「以上」で締めくくる形式が一般的です。ここまではもともと形式的な狭義の招集通知のなかでも、とくに型にはまっているところです。ほとんどすべてに近い会社は、ここで独自性をだそうとか工夫をしようとかはせずに、形式を必要十分に満たす、つまり形式通りにミスなく、つくるという姿勢で共通しています。

形式的なものではありますが、ここで少しく考えたいことがあります。それは、通知本文の株主に対する株主総会への出席要請です。サンプルでは「ご出席下さいますよう」と書かれた部分です。株主総会に出席して決議に参加するというのは株主の権利です。かつて丸山真男が『日本の思想』のなかで「権利の上に眠るものは保護に値せず」というヨーロッパの私権の原則を紹介しましたが、権利あるものは自身が権利を自発的に行使してはじめて生かされるものであるはずです。そうであれば、株主は権利者なのですから、株主総会の開催について連絡してもらわなければ困りますが、それで十分なはずです。株主総会への出席要請などというのは余計なお世話なのです。それにもかかわらず、あえて「ご出席下さいますよう」などという文言を差し挟むというのは株主を見下している態度が見え透いている、私には感じらなくもありません。ここに、経営と所有の両者が対等に議論するという姿勢があるのでしょうか。そもそも、このような出席要請文を挿入した経緯は分かりませんが、現在の株主総会の運営では会議の定足数の確保がだんだん難しくなってきて、株主の出席を促さなければ株主総会そのものが成立しないおそれもあるので、株主に対して出席を促さざるをえない状態にあることも事実です。しかし、それとこれとは別の話で、ここでは、会社(経営)の株主、あるいは株主総会に対する理念のあらわれであるはずのところなのです。IRの観点から言えば、投資する側と投資される側は原則として対等であるはずで、その点からも違和感を禁じえません。これはタテマエかもしれませんが、株主の出席を促す正攻法は、出席したくなる株主総会を運営することのはずなのです。それがIRの視点でもあると思います。 

 

招集通知文は続いて、所謂「なお書」があります。サンプルで言えば、フォントが明朝体からゴシック体に変わり太字になって強調されている部分です。ここには、株主総会に出席できない株主に対しても書面投票、電子投票による議決権行使の依頼や委任状用紙の返送依頼の文言を記載しています。その際に、文言を強調するために、ゴシック体にしたり太字にしたり、それ以外にも下線を施したり、赤色にしたり、罫線で囲んだりするケースもあるようです。

署名投票制度の採用を取締役会の決議で定めた場合には、「株主総会に出席しない株主が、書面により議決権を行使することができる」旨を招集通知に記載することが必要とされ(会社法298条1項3号、299条4項)、その旨とは一般に「なお書」に記載されています。サンプルでは「当日ご出席願えない場合は、書面によって議決権を行使することができます」という部分です。

さらに、サンプルにはありませんが、電子投票制度の採用を取締役会の決議で定めた場合には、「株主総会に出席しない株主が電磁的方法により議決権を行使することができる」旨を招集通知に記載することが必要で(会社法298条1項4号、299条4項)、このことは書面投票のばあいと同じです。一部の会社では、書面投票や電子投票を促進するためにその旨を記載するところもあります。

このような書面投票や電子投票では、この方法により議決権を行使する(投票する)期限として特定の時を定めた場合には、招集通知にその日時を明記しなければならないとされていますが、この「なお書」の議決権行使依頼のところに記載されるのが一般的です。サンプルの例では「なお書」部分の最後のところ「平成26年6月25日(水曜日)午後5時までに到着するようご返送下さいますようお願い申し上げます。」という文章がこれにあたります。また、このように議決権行使の期限として特定の時を定めない場合には、議決権行使の期限は株主総会の日時の直前の営業時間の終了時、つまり株主総会の前日の営業時間の終了のときが期限となります。なお、議決権行使の期限を特定の日にしない場合も、議決権行使の期限は招集通知に記載することされています。ただし、議決権行使書に明記されていれば、招集通知には記載しなくてもよいとされています。ここでの注意事項ですが、議決権の行使の期限を特定の日に定めには、取締役会の決議が必要で、なおかつ、この特定の日が属する日の2週間前までに招集通知を発送しなければならない。つまり、特定の日の15日前までに招集通知を発送しなければならないことになります。例えば6月27日が株主総会の場合、特定の日を決めなければ6月11日までに招集通知を発送すればいいのですが、議決権行使期限を2日前の24日に決めた場合6月9日にしなければならないことになります。面倒くさいのは、株主総会前日の25日を特定の日とした場合は招集通知の発送はこれで考えれば、10日ということになりますが、特定の日を決めなければ前日の営業終了時ということで、これならば11日までに招集通知を発送すればいいことになり、同じ1日前でも決めるか決めないかで招集通知の発送期限が違うということになります。(会社法311条1項、312条1項、会社法施行規則63条3号)

このように、書面投票や電子投票の期限を決めなければならないのは、株主総会で決議をしなければならないからです。書面投票と似たような制度として委任状があります。株主は、株主総会に出席できない場合、自分以外の誰か出席できる人に自分の議決権を託して、つまり委任して自分の分も投票してもらうという制度です。書面投票とは法的性格は違いますが、ここではそのことには触れずに行使期限ということに絞りますが、委任状の場合は委任された人が株主総会に出席して決議に参加しなければなりません。その時に委任されたという証拠である委任状を持参していなければ決議に反映されないわけです。だから言うまでもなく、株主総会の決議の時に委任されていなければなりません。これに対して、書面投票や電子投票はそれ自体が投票なのです。株主総会で決議されてしまっても投票はできるのです。ただし、この場合には決議されてしまっているので投票自体は無効となりますが。しかし、電子投票であればインターネットを通じていつでも投票できるわけです。極端な例ですが、株主総会で決議を諮って集計している最中に投票することもできるのです。もしその時、決議結果が微妙で、その電子投票の1票で賛否が決まるようなことがあれば、集計している1秒の違いで結果の賛否が違ってしまうわけです。そうでなくても、実務上のことを考えれば、決議の集計中に後から後から投票が加わってくれば集計できなくなります。ましてや規模の大きな会社で投票する株主数が多数であれば、事前に書面投票や電子投票を集計しておかないと株主総会当日の会場での投票と合わせて集計できません。そのため、書面投票と電子投票の期限を設定しなければならないのです。 

 

そもそも議決権行使書という文書は昭和56年の商法改正により導入されたものです。それ以前には、議決権行使書と、このベースとなる書面投票制度というものはありませんでした。株主総会というのは、本来、株主が出席して、その場で議論を交わして熟議の末に投票を行い決議をすることで重要事項を決めるというものです。これは株主総会に関わらず会議というシステムはそれが原則です。例えば国権の最高機関である国会において本会議に出席せず、議案について書面で投票するなどということがあるでしょうか。議案について会議の場で議論を進めることで、自分とは異なる視点の意見や情報を得ることができたり、他人に自分の考えを説明することで再確認したりと議案に対する認識が深まることになるわけです。そのプロセスにおいて、以前に気付かなかったことを知らされ従来の意見を転換する可能性だってあるはずです。それが会議で議論をする意味です。これは、民主主義での多数決を正当化するために様々な議論が議会制民主主義の当初からあって、熟議によって意見が集約の方向に向かい一般意思に近づいていくというモデルが一般に認められるようになっている、というのがベースにあるのです。権威筋を持ち出すなら、公法学のケルゼンやラートブルッフといった人たちによる多数決原理、つまり、多数者による少数者の説得のために両者の討論があり、その結果としての少数者の多数への賛同・承認をたどることを意味するし、さらにいえば、この過程において少数者の意見も多数者の意見に近づくとともに、多数者の意見も少数者の意見に近づき合うという相互のあいだに、多数少数意見が転化しあい、交替し合う可能性が常にあると言う中で多数決による決議に参加者が納得することになるというわけです。

ここで、会議に出席できない人が書面で会議に参加するという点で書面投票に外見上よく似ている委任状について比較のために考えてみましょう。委任とは、自分は会議に参加できないから、会議に参加できる信頼に足る人に自分の分を代理して投票してもらうという内容です。端的に言えば、本人は会議の決議に自分の意志を投票するのではなくて、意志を他人に預けてしまうのです。だから、本人がある議案に賛成の考えをもっていても委任された人が反対の投票をすることもありうるのです。委任された人は会議に出席するので、上で説明した多数決原理による議論→投票のプロセスに参加するわけです。その際に議論の中で反対の説得に応じる可能性があるのです。その時、委任した人の意向に委任された人は縛られないのです。そうでなければ会議の議論に参加できませんから。だから、委任状の場合は会議の意味がかろうじて保たれることになるわけです。

こうして見ると、書面投票制度そのような本来の会議の意味を、言わば、端折って、議論に参加することなく事前に書面で議案に対する賛否を投票してしまうということは、会議の趣旨に反する行為のはずです。

もうすこし根本的として、会議形式で議論をして決議という結果を出すということは、どういうことかを考えて見ましょう。株主総会で言えば、取締役の選任とか会社が今後生き残って成長するために非常に重要なことを決めるわけです。そういうことを決めた選択が会議で多数決で決めたからと言って正しい選択だったとは限らないわけです。では、どうして多数決で決めるのでしょうか。みんなで決めたことだから、と参加者を納得させる(反対者を諦めさせる)ためでしょうか。たしかに、そういう効果もあるでしょう。しかし、それが間違っていたら誰が責任をとるのか、選んだ全員ですか。それでは責任が有耶無耶になってしまいます。そうではなくて、この背景には様々な意見や見方を持った人が集まって意見を出し合って、十分な議論を行うということ、これを熟議といいますが、この結果として生まれた結論は絶対に正しいと確言することはできないかもしれませんが、限りなく正しいに近いものとなるだろうと推測される、ということなのです。だから、会議で一番大切なのは熟議というプロセスのはずなのです。しかし、議論の前に書面で賛否を投票してしまうということは一番大切なはずの熟議を省略してしまうことになってしまいます。それでは株主総会の結果が正しいという根拠が否定されてしまうことになってしまいます。私は研究者ではないので、このような根拠を説明した学説や論文を聞いたことがないのですが、たぶん誰も考えていないのではないかと思います。

では、どうしてこのような制度が導入されているのかといえば、この制度が導入された昭和56年の商法改正の時点を状況を考えると、当時の株主総会は総会屋と言われる団体が跳梁跋扈していた時代で、彼らの株主総会でのパフォーマンスのひとつに株主から委任状を集めて、ある程度まとまった議決権の委任を受けて、株主総会の決議について、「我々の協力がなければ株主総会の決議は成立しない」と脅しをかけたり、株主総会の議場を混乱させたりするという方法がよくとられていました。それを行なわせないために、株主がたとえ株主総会当日に出席できなくても、他人に委任するのではなく、選挙の不在者投票のように自身の投票を事前に書面で行なわせるという方法を導入したのでした。こうすれば、総会屋は委任状を集めようとしても、同じ程度の労力で自分で投票できるのですから、何も他人に任せることもなくなります。このような制度導入の趣旨を考えれば、総会屋の活動がほとんどなくなったに等しい状態となり、委任状争奪のプロキシファイトもほとんど起こらない、と言うことを考えれば、本来の会議のあり方から外れた書面投票という制度そのものをやめてしまうことを考えてもいいのではないか、思います。

株主総会に対して、「開かれた総会」ということが謳われて何年もたっていますし、最近のコーポレート・ガバナンス・コードの中でも会社と株主との対話(エンゲージメント)が熱心に説かれていることなどから、株主総会という会議体を本来の会議で議論して結論を出すという形態に戻すことを考えてもいいのではないか。そのためには、株主だって、投資しているのだから自分で足を運んで株主総会に出席するくらいのことは自発的に行なうべきだし、それを前提に株主総会を行なうということを考え直してもいいのではないか、と思います。

株主総会で事前に書面投票で決議はほとんど成立することになっているなどということが、すでに分かってしまっていれば、わざわざ総会の議場に出向いて決議に参加する意味もなくなってしまうし、そんな状態で、果たして経営者と株主との間で対等な対話ができるかは、甚だ疑問です。

しかし、会社法により株主数が1,000人以上の上場企業の株主総会は書面投票制度の導入が義務付けられてしまっているので、やめるわけにはいかない。現実的にどうするのかということについては、株主総会の議場に足を運んでもらうための工夫を考えるという、本来的な課題に収斂することになります。そのためには、株主総会に行きたいと思わせる、株主総会に参加することに何らかのメリットを感じさせる総会にする、ということになると思います。

 

なお、ここまでで大分長くなりました。これから狭義の招集通知で必ず記載しなければならない事項に入りますが、これはページを改めることにしたいと思います。
 


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