Ø 電子提供措置をとる旨の定款の定め（３２５条の２）

株式会社は取締役が株主総会（種類株主総会を含む。）の招集の手続を行うときは、次に掲げる資料（以下この款において「株主総会参考書類等」という。）の内容である情報について、電子提供措置（電磁的方法により株主（種類株主総会を招集する場合にあっては、ある種類の株主に限る。）が情報の提供を受けることができる状態に置く措置であって、法務省令で定めるものをいう。以下、この款、第９１１条第３項第１２号及び第９７６条第１９号において同じ。）をとる旨を定款で定めることができる。この場合において、その定款には、電子提供措置をとる旨を定めれば足りる。

一　株主総会参考書類

二　議決権行使書面

三　第４３７条の計算書類及び事業報告

四　第４４４条第６項の連結計算書類

ü 電子提供制度の趣旨

株主総会資料の電子提供制度は、株主総会参考書類等の株主総会資料に関して、会社が電子提供制度（電磁的方法により株主が情報提供を受けることができる状態に置く措置）をとった場合、株主の個別の承諾なくとも当該資料を適法にしたものとする制度です。

・従前の制度とその考え方（従前の制度について詳しくはこちらを参照願います）

株主総会資料等の電磁的方法による提供は、今回の法改正で新たに創設された制度ではなく、従来からもあった制度で、それをリニューアルした制度です。したがって、従前の制度を簡単に紹介し、今回の制度との違いを比べてみたいと思います。

従前の制度は、次の二つの枠組みで構成されていました。第一に、会社は株主総会招集通知を発する場合、株主総会参考書類と議決権行使書面を交付しなければならない（３０１条１項）。第二に、株主総会の招集通知を発する際に電磁的方法で行うことについて株主の承諾があれば書面に代わって行うことができる（２９９条３項、３０１条２項）。

この制度の導入の背景について考えてみると、第一の制度、いわゆる書面投票制度に伴う書類での情報提供については、１９８１年の商法改正において、当時の株主総会は株式の相互持合いの普及や総会屋の跳梁跋扈により、株主総会の決議は、実質的に持ち合いをしている会社の意向や総会屋との裏取引で決まってしまうようになっていました。つまり、総会自体が形骸化し、それ以外の株主（個人株主を含む）にとっては株主総会に参加する意欲を失っていたという状態でした。これに対する危機感から、形骸化した総会を実質的に機能するものとするため、積極的に総会参加意欲を向上するために、個々の株主の意思が総会によりよく反映させる仕組みとして、個人株主の総会への参加意欲を高めるために議決権行使のために判断の基準となる情報を書面で十分提供するというものだした。その上、総会に出席できない株主の議決への参加を促すというものでした。

そして、第二の制度、書面による情報提供を電磁的方法でもできるようにした２００１年の商法改正によるもので、高度情報化社会の到来に対応するため、株主総会関係書類を電磁的方法によって作成できるようにする、という趣旨のものでした。このような書面を電磁的方法に置き換えるに当たっては、書面による通知を受ける側の承諾があることが前提となり、これはデジタルデバイドに配慮したためです。

これらをまとめると、株主、とくに個人株主が会社経営に対する関心を持たず、株主総会が形骸化しているという危機感から生まれたせいどと言えます。

・新しい制度の考え方、従前の制度とその考え方の違いをもとにして

株主総会をめぐる状況は従前の制度の導入時から大きく変化しました。株式の持ち合いは見られくなくなり、総会屋はほぼ根絶されました。そのため、会社にとって、総会の議決や定足数の確保が必要となり、株式会社は丁寧な株主総会の運営を図るようになってきています。

現在では、多くの上場会社の関心は、会社の意思決定に一定の影響力を持つようになって機関投資家への対応をどうするか、という点に移ってきました。株主総会において機関投資家に賛成票投じてもらうこと、ひいては機関投資家に安定的に株式を保有してもらうことです。そこで、従来とは制度のターゲットが変わったことが大きな違いです。従前の制度は、株主総会に関心の薄い個人株主でしたが、新しい制度では、会社経営に深い関心を寄せている機関投資家です。また、機関投資家は個人株主に比べて情報量や情報の分析能力が格段に勝っています。だからこそ、議決家行使に当たって情報の吟味のニーズに対応すべく、書面による情報提供の制約を取り去り（電磁的情報であればリンクにより情報の在り処を提示して、機関投資家に取得してもらうことが可能となる）、早期に付与することとなったのです。

・電子提供措置とは

電子手卿措置は、電磁気方法により株主が情報の提供を受けることができる状態に置く措置であって、法務省令で定めると定義されています（３２５条の２）。具体的にいうと、株主総会資料をインターネットの自社のホームページ等にアップロードし、株主が閲覧できるような状態にすることです。株主が閲覧することができればよいので、パスワード等を要求して、株主以外の者が閲覧できないようにすることも可能です。実際のところ、自社ホームページで株主に限らず不特定多数の閲覧者に向けて株主総会資料を開示している会社が多い現状からは、パスワードで閲覧を制限することはないだろうと思われます。

また、注意しなくてはいけないのは、アップロードは、印刷することができる状態で行う必要があるという（会社法施行規則２２２条２項）点です。そのため、たとえば事業報告の内容に相当するものを社長が説明する動画を自社ホームページにアップロードしたとしても、それは事業報告に関して電子提供されたとものとはみなされません。

・電子提供措置をとる旨の定款の定め

会社が電子提供措置をとる場合、定款に電子提供措置をとる旨の定めを置かなければなりません（３２５条の２）。また、電子提供措置の対象となる株主総会資料は次の書類です。

株主総会参考書類

議決権行使書面

計算書類・事業報告

連結計算書類

定款の定めによるとされているので、電子提供措置を採用するか否かは会社の任意です。しかし、上場会社は電子提供措置の採用が義務となっています（社債等振替法１５９条の２第１項）。これは、電子提供措置の機関投資家を念頭に置いたという趣旨から考えると、この措置をとるということは、その会社が、自らの株主構成がどのようなものであるかに関わらず、上場会社は機関投資家を念頭に置いて株主総会運営をすることを宣言することになります。

そして、電子提供措置をとる旨の定款の定めにいて登記すべき事項になっています（９１１条３項１２号）。このことは、電子提供措置をとる旨の定款の定めが株主以外の第三者との関係で意味をもつものとされていることです。

・みなし定款変更（経過措置）

上場会社は電子提供措置のをとる旨の定款の定めを設けることが義務付けられている関係で、上場会社は改正法の施行日を効力発生日として電子提供措置をとる旨の定めを設けると定款変更決議をしたものとみなされます（整備法１０条２項）。つまり、この件について株主総会の定款変更の承認決議を受ける必要がないということです。

また、この定款の定め登記事項であるため登記申請が必要となるところ、みなし定款変更に基づく登記は施行日から６か月以内に行えば足りるとされています（整備法１０条４項）。

なお、みなし定款変更が経過措置として定められているのは、電子提供措置をとる旨の定款の定めのみで、それ以外の定款の定めについては株主総会の承認が必要です。 

Ø 電子提供措置（３２５条の３）

�@電子提供措置をとる旨の定款の定めがある株式会社の取締役は、第２９９条第２項各号に掲げる場合には、株主総会の３週間前の日又は同条第１項の通知を発した日のいずれか早い日（以下この款において「電子提供措置開始日」という）から株主総会の日後３箇月を経過する日までの間（以下この款において「電子提供措置期間」という）、次に掲げる事項に係る情報について継続して電子提供措置をとらなければならない。

一　第２９８条第１項各号に掲げる事項

二　第３０１条第１項に規定する場合には、株主総会参考書類及び議決権行使書面に記載すべき事項

三　第３０２条第１項に規定する場合には、株主総会参考書類に記載すべき事項

四　第３０５条第１項に規定による請求があった場合には、同項の議案の要領

五　株式会社が取締役会設置会社である場合において、取締役が定時株主総会を招集するときは、第４３７条の計算書類及び事業報告に記載され、又は記録された事項

六　株式会社が会計監査人設置会社（取締役会設置会社に限る。）である場合において、取締役が定時株主総会を招集するときは、第４４４条第６項の連結計算書類に記載され、又は記録された事項

七　前各号に掲げる事項を修正したときは、その旨及び修正前の事項

�A前項の規定にかかわらず、取締役が第２９９条第１項の通知に際して株主に対し議決権行使書面を交付するときは、議決権行使書面に記載すべき事項に係る情報については、前項の規定により電子提供措置をとることを要しない。

�B第１項の規定にかかわらず、金融商品取引法第２４条第１項の規定によりその発行する株式について有価証券報告書を内閣総理大臣に提出しなければならない株式会社が、電子提供措置開始日まで第１項各号に掲げる事項（定時株主総会に係るものに限り、議決権行使書面に記載すべき事項を除く。）を記載した有価証券報告書（添付書類及びこれらの訂正報告書を含む。）の提出の手続を同法第２７条の３０の２に規定する開示用電子情報処理組織（以下この款において単に「開示用電子情報処理組織」という。）を使用して行う場合には、当該事項に係る情報については、同項の規定により電子提供措置をとることを要しない。

ü 電子提供措置期間（第１項）

電子提供措置の開始日は、株主総会の日の３週間前の日または招集通知を発した日のいずれか早い日で、これを電子提供措置開始日と呼び、終了日は、株主総会の日後３ヵ月を経過する日までとされています（３２５条の３第１項）。

なお、電子提供措置開始日に関しては金融商品取引所の規則で、上場会社は、株主総会の日の３週間前よりも早期にするように努める規律が設けられています。

ü 電子提供措置事項（１項１〜７号）

電子提供措置の対象事項は電子提供措置事項と定義され、従前の会社法で株主に対して書面での提供が必要とされる事項については、すべて電子提供措置事項に該当することになります。具体的にいうと、以下の通りです。ただし、会社の機関設計等により場合分けされているので、分かりにくいかもしれません。

１）２９８条１項に掲げる事項─狭義の招集通知記載事項（１号）

２）議決権行使書面を採用する場合、株主総会参考書類及び議決権行使書面（２号）

３）電子投票を採用する場合、株主総会参考書類（３号）

４）要件を満たす株主から請求があった場合、株主提案の議案の要領（４号）

５）取締役会設置会社が定時株主総会を招集した場合、計算書類及び事業報告─監査役・会計監査人の監査報告を受ける場合には、監査報告・会計監査報告を含む（５号）

６）会計監査人設置会社である取締役会設置会社が定時株主総会を招集した場合、連結計算書類（６号）

７）電子提供措置事項を修正した時、電子提供措置を修正した旨及び修正前の事項（７項）

※電子提供措置事項の修正（１項７号）

電子提供措置の内容に修正すべき事項が生じた場合には、その修正の内容についても電子提供措置事項として電子提供措置の対象となります。招集通知発送後に電子提供措置の内容を修正した場合であっても、再度招集通知を要しない。

原則として電子提供措置事項の修正は、修正内容をアップロードすれば無制限に許容されるというものではなく、有効に修正をすることができる範囲が従来のいわゆるウェブ修正（会社法施行規則６５３条３項）と同様に、誤記の修正または株主総会招集通知を発した日後に生じた事象に基づくやむを得ない修正等に限られ、内容の実質的な変更とならないものであると考えられます。

ただし、ウェブ修正は条文で対象事項が限定されています（狭義の招集通知記載事項、議決権行使書面記載事項、監査報告、会計監査人監査報告は修正できない）が、電子提供措置事項の修正に対して同様の条文上の規制はありません。したがって、修正の対象事項はその分広くなったと考えられます。

また、ウェブ修正は条文上招集通知を発送した後の修正を念頭に置いているのに対して、電子提供措置事項の修正は電子提供措置をとった時点から生じるものです。この違いを考えると、例えば株主総会の日の３週間前に電子提供措置を開始した場合、招集通知を発送する前であれば修正は柔軟に考えてもよいのではないかという意見もあります。

ü 電子提供措置事項の例外（２、３項）

電子提供措置を取ることを要しない場合として、次の二つの例外が認められています。

１）議決権行使書を交付した場合（２項）

議決権行使書面については、従来通り株主総会の招集の通知をする場合に招集通知とともに議決権行使書面を交付している場合には、電子提供措置をとる必要がないとされています。

議決権行使書面は、株主総会の受付において本人確認資料として用いられていることや、そこには各株主の氏名や議決権数が記載されるので、そのまま会社のホームページ等にアップロードして掲載するは適切でないと考える会社の意向を無視できないからです。

なお、議決権行使書面は、あくまでも書面による議決権行使の方法であり、電子投票とは違います。電子投票を取られている場合には、株主は、自ら議決権行使書面をプリントしたものを、会社に郵送する方法で用いられる事を想定されています。議決権行使書面について電子提供措置をとっていて、なおかつ、電子投票を取っていない場合には、株主ごとに情報が出力されるようにデータをアップロードしなければならないという問題だけでなく、同一の議決権行使書面が複数印刷されて郵送されるなどの可能性がある点も問題となってきます。この場合に備えて、あらかじめ取り扱いを定めておくことで対応は可能です（会社法施行規則６３条３号）。実務では、議決権行使書面については、この例外を用いて従来と変わらず株主に交付することを多くの会社が選択するのではないかと思われます。

２）ＥＤＮＥＴを用いた場合（３項）

有価証券報告書または添付書類に、定時株主総会の招集に際して電子提供措置が必要な資料（議決権行使書面を除く）に記載すべき情報を盛り込んだ形で、電子提供措置開始日までに、ＥＤＮＥＴに登録すれば、その資料については電子提供措置をとること要しないとされています。これは、株式会社が会社法に基づく事業報告及び計算書類による開示と金融商品取引法に基づく有価証券報告書による開示を実務上一体的に行い、かつ、株主総会の前に有価証券報告書を開示する取組を促進する観点からとられている措置です。

この例外を利用するためには電子提供措置開始日（遅くとも株主総会の日の３週間前）までに有価証券報告書と添付書類をＥＤＮＥＴに登録しなければなりません。そのため、実務のスケジュールとしては、それができる会社は僅少なため、これにより電子提供措置を省略する会社はないのではないかと思われます。なお、この例外には議決権行使書面は対象に含まれていません。

Ø 株主総会の招集の通知等の特則（３２５条の４）

�@前条第１項の規定により電子提供措置をとる場合における第２９９条第１項の規定の適用については、同項中「２週間（前条第１項第３号又は第４号に掲げる事項を定めたときを除き、公開会社でない株式会社にあっては１週間（当該株式会社が取締役会設置会社以外の株式会社である場合において、これを下回る期間を定款で定めた場合にあっっては、その期間））」とあるのは、「２週間」とする。

�A第２９９条第４項の規定にかかわらず、前条第１項の電子提供措置をとる場合には、第２９９条第２項又は第３項の通知には第２９８条第１項第５号に掲げる事項を記載し、又は記録することを要しない。この場合において、当該通知には、同項第１号から第４号までに掲げる事項のほか、次に掲げる事項を記載し、又は記録しなければならない。

一　電子提供措置をとっているときは、その旨

二　前条第３項の手続を開示用電子情報処理組織を使用して行ったときは、その旨

三　前２号に掲げるもののほか、法務省令で定める事項

�B第３０１条第１項、第３０２条第１項、第４３７条及び第４４４条第６項の規定にかかわらず、電子提供措置をとる旨の定款の定めがある株式会社においては、取締役は、第２９９条第１項の通知に際して、株主に対し、株主総会参考書類等を交付し、又は提供することを要しない。

�C電子提供措置をとる旨の定款の定めがある株式会社における第３０５条第１項の規定の適用については、同項中「その通知に記載し、又は記録する」とあるのは、「当該議案の要領について第３２５条の２に規定する電子提供措置をとる」とする。

ü 招集通知

電子提供制度により株主総会を招集する場合であっても、株主が個別に承諾する場合（２９９条３項）を除き、招集通知（この場合は狭義の招集通知）は書面により発送しなければなりません。しかし、電子提供制度における株主総会招集通知は、株主に対して株主総会の日時・場所等の基本的な情報を通知し、アップロードされた資料にアクセスするように促すものとして位置づけられたもので、従前の招集通知に比べて特別な取扱いをしなければならないところがあります。

ü 招集通知の発送期限（１項）

電子提供措置をとる場合の招集通知の発送期限は、公開会社であっても、なくても、株主総会の日の２週間前までとされています（３２５条の４第１項による２９９条１項の読み替え）。なお、法定期限より早期に招集通知を発送することは妨げられませんが、招集通知の発送日には電子提供措置を開始していなければなりません（３２５条の３第１項）。

これは、株主総会の招集の通知のみであっても、その印刷及び郵送のためには一定程度の時間を要するため、その発送の期限を従来より前倒しにすると、会社の事務負担が過大となるおそれがあり、また、郵送費用の負担の経験のために、株主総会の招集の通知と書面交付請求をした株主に対する電子提供措置事項を記載した書面を併せて発送することができるようにしておくことが望ましいと考えられるためです。