第4章.機関
第9節の2.監査等委員会
第1款.権限等
Ø 監査等委員会の権限等(399条の2)
@監査等委員会は、全ての監査等委員で組織する。
A監査等委員は、取締役でなければならない。
B監査等委員会は、次に掲げる職務を行う。
一 取締役(会計参与設置会社にあっては、取締役及び会計参与)の職務の執行の監査及び監査報告の作成
二 株主総会に提出する会計監査人の選任及び解任並びに会計監査人を再任しないことに関する議案の内容の決定
三 第342条の2第4項及び第361条第6項に規定する監査等委員会の意見の決定
C監査等委員がその職務の執行(監査等委員会の職務の執行に関するものに限る。以下この項において同じ。)について監査等委員会設置会社に対して次に掲げる請求をしたときは、当該監査等委員会設置会社は、当該請求に係る費用又は債務が当該監査等委員の職務の執行に必要でないことを証明した場合を除き、これを拒むことができない。
一 費用の前払の請求
二 支出をした費用及び支出の日以後におけるその利息の償還の請求
三 負担した債務の債権者に対する弁済(当該債務が弁済期にない場合にあっては、相当の担保の提供)の請求
ü 監査等委員会の組織構成
・監査等委員会の構成
監査等委員会は監査等委員により組織され(399条の2第1項)、その監査等委員は取締役でなければなりません(第2項)。監査等委員会を組織する監査等委員は3人以上で、しかもその過半数は社外取締役でなければなりません(331条6項)。
・常勤者の有無
監査役会設置会社においては、少なくとも1名の常勤監査役の選任が要求されています(390条3項)が、監査等委員会設置会社に対しては、常勤の監査等委員を選任することは要求する規定がありません。これは、監査等委員会が、内部統制システムを利用して組織的に監査を行うことが想定されているので、常勤の監査等委員の選定を義務付けなくても情報収集の点で問題はないと考えられているためです。
実務上では、監査役会設置会社においては、常勤の監査役が社内の情報把握において重要な役割を果たしていると考えられ、会社の内部事情に精通した会社出身者を常勤の監査役に選任することにより、効果的な監査を実現していることを考慮すれば、監査等委員会設置会社において、常勤の監査等委員を選任することも十分に考えられます。
反対に、情報収集の観点で常勤者の存在が意味を持つとしても、企業の規模が大きくなるにつれ、常勤者が自ら監査できる範囲は全体から見ると小さくならざるを得ず、有効な監査のためには内部監査部門の有効活用が重要となってきます。
会社法施行規則において、監査等委員会が常勤の監査等委員を任意に選定した場合は、その理由及び当該常勤の監査等委員に関する事項を、また常勤の監査等委員を選定しない場合は、その理由を事業報告の記載事項とするものとされています。
・内部統制システムの利用
監査等委員会設置会社においては、監査等委員が取締役であるから、内部統制システムを利用した監査が行われることが想定されています。これに対して、監査役会設置会社では、監査役自身が監査を実施することが基本的な考え方です。また、内部統制システムの一翼をなす内部監査部門との関係について、監査等委員は取締役として内部監査部門に指揮命令を行い得る立場にあるが、監査役と取締役の指揮命令下にある内部統制部門との関係は、基本的に経営者の協力を前提とするものです。
ü 監査等委員会の職務(3項)
監査等委員会設置会社における監査等委員会の職務として、@)取締役の職務執行の監査および監査報告の作成、A)会計監査人の選任および解任ならびに会計監査人を再任しないことに関する議案の内容の決定、B監査等委員以外の取締役の選解任または報酬等に対する意見の決定が規定されています。
@)計算書類および事業報告ならびにそれらの付属明細書の監査、監査報告の作成(3項1号)
監査等委員会は、事業年度ごとに計算書類および事業報告ならびにそれらの付属明細書を監査し(436条2項)、監査報告を作成しなければなりません(3項1号)。監査等委員会の監査報告は、監査等委員会の決議によって形成されますが(399条の10第1項)、各監査等委員は、その監査報告の内容が自己の意見と異なるときは、監査報告に自己の意見を付記することができます(会社法施行規則130条の2)。
A)会計監査人の選解任等に関する議案の内容の決定(3項2号)
監査等委員会は、株主総会における会計監査人選任、解任および不再任の議案の内容を決定する権限を有します(3項2号)。なお、会計監査人に職務怠慢、非行または心身故障があった場合には、監査等委員全員の同意により、監査等委員会が会計監査人を解任することができます(340条5項・1項・2項)。また、会計監査人が欠けた場合には、監査等委員会が一時会計監査人を選任しなければなりません(346条7項・4項)。
B)監査等委員以外の取締役の選解任または報酬等に対する意見の決定(3項3号)
監査等委員会は、監査等委員である取締役以外の取締役の選任、解任および辞任ならびに報酬等について、意見を決定しなければならず(3項3号)、これらの意見については、監査等委員会が選定する監査等委員に株主総会での意見陳述権が認められています(会社法342条の2第4項、361条6項)。
ü 監査等委員会の権限(1)─取締役の業務執行の監査権限
監査等委員会は、取締役の職務の執行を監査し、監査報告を作成します。(3項1号)この監査の方法が内部統制システムを利用するものです。また、監査等委員会は取締役の職務の執行の妥当性を監査する権限も有します。この妥当性監査の点は、指名委員会等設置会社の監査委員も同じですが、監査等委員会の場合、監査等委員である取締役以外の取締役の選任等及び報酬等についての監査等委員の意見(妥当性に関する意見)を決定する必要があることから(3項3号)、いっそう明らかです。以下で具体的に職務・権限を見ていきます。
a)調査権限
監査等委員会は、その構成員である監査等委員が内部統制システムを利用して監査を行うことが想定されていて、また、常勤者を置くことを義務付けられていません(監査役会の場合は常勤監査役の設置が義務付けられていた)。したがって、実際に調査を行う者をあらかじめ定め、複数の監査等委員が統一された方針の下に事務を合理的に分担して組織的な監査を行うこととなります。そこで以下の権限については、個々の監査等委員が当然に行使できるとするのではなく、監査等委員会が選定する監査等委員が行使することができるとされています。
なお、監査等委員会は、これらの権限を行使すべき監査等委員を、その都度選定することもできるし、そのような権限を特定の監査等委員に継続的に付与することもできます。また、すべての監査等員に権限を行使する監査委員として指名することも可能です。
ア.事業報告請求・業務財産調査権(399条の3第1項)
監査等委員会が選定する監査等委員は、いつでも、取締役及び使用人に対して、その職務の執行に関する事項の報告を求め、または監査等委員会設置会社の業務及び財産の状況の調査をすることができます(399条の3第1項)。報告の対象は、報告を求められた取締役・使用人の職務の執行に関する事項であれば、監査等委員会設置会社の事業全般に及びます。また、監査等委員会からの報告を求める方法はどのようなものであってもよく、調査の対象は監査等委員会の業務及び財産の全般であり、会社の帳簿その他の資料の閲覧・謄写を行うことや、取締役・使用人に質問することも可能です。取締役および使用人は、選定監査等委員の請求に応じて報告し、調査に協力する義務を負います。
イ.子会社調査権(399条の3第2項)
監査等委員会が選定する監査等委員は、監査等委員会の職務を執行するために必要ある時は、監査等委員会設置会社の子会社に対して事業の報告を求め、又はその子会社の業務及び財産の状況を調査することができます(399条の3第1項)。
子会社には、外国法人等も含みますが、実際に海外の子会社等が報告し、又は調査に協力する義務を負うかは、その子会社の設立準拠法により決まってきます。なお、子会社調査において、営業秘密を理由に調査を拒否できるかについては争いがあります。
※子会社は、調査が権限濫用である等正当な理由があるときには、その報告・調査を拒むことができます(399条の3第4項)。
ウ.監査等委員会の決議(399条の3第4項)
上記ア.イ.の調査に関して、選定された監査等委員は、報告徴収・調査に関する事項について監査等委員会の決議がある時は、その決議に従わなければなりませんイ.子会社調査権(399条の3第4項)。
b)是正権限
以下のうち、ア.違法行為の阻止に関しては、緊急を要するものであるため、監査等委員会で選定された監査等委員に限らず、各監査等委員の権限とされています。
ア.違法行為の阻止
・取締役会への取締役の不正又は違法な行為等の報告義務(399条の4)。
監査等委員は、取締役が不正の行為をし、もしくはそのような行為をするおそれがあると認めるとき、または法令・定款に違反する事実もしくは著しく不当な事実があると認めるときは、遅滞なく、その旨を取締役会に報告しなければなりません(399条の4)。
対象となる事実は、不正の行為または法令定款違反の行為に限らず、広く著しく不当な事実(382条)、すなわち法令定違反ではないが、そのことを決定することや行うことが妥当でない事実も含まれるということです。そして、監査等委員が、この399条の4の条文に基づいて取締役会に報告を行った場合、取締役会は、その事実を調査・検討し、必要な是正措置を取るべきことになり、不正な行為の是正の他、行為者に対する損害賠償請求、または会社ごとに定められている内部規則に則った処分をすることになります。
なお、取締役会が開催されなければ、この報告をすることができないので、選定監査等委員に対して、この報告をする必要がある場合に、取締役会の招集を請求する、または自ら取締役会を招集する権利を認められています(399条の14)。
なお、監査役会設置会社や指名委員会等設置会社には、その報告した事実は取締役会議事録に記録され(会社法施行規則101条3項6号)、監査報告に記載される可能性があり(会社法施行規則130条2項2号、131条1項2号、129条1項3号)、株主に提供される(会社法施行規則133条1項2号)ことになります。監査等委員会設置会社については、法務省令に同様の規定はありませんが、同様の措置が類推できます。
・取締役の行為の差止め請求権(399条の6第1項)。
監査等委員は、取締役が監査等委員会設置会社の目的の範囲外の行為その他法令・定款に違反する行為をし、またはこれらの行為をするおそれがある場合において、その行為によって会社に著しい損害が生ずるおそれがある時は、その取締役に対して、その行為をやめることを請求することができます(399条の6第1項)。
このような差止請求権は、法令定款を遵守するという取締役の会社に対する忠実義務を履行させる会社の請求権を、監査等委員が株式会社の機関として会社のために行使するものであって、差止請求権の行使は、会社の機関としての監査等委員の義務であり、差止請求権の行使が株主の任意に委ねられている株主の執行役または取締役に対する差止請求権(360条、422条)とは異なるものです。すなわち、取締役による目的の範囲外の行為その他法令定款に違反する行為について、取締役会が適切な対処措置を取らない場合、差止請求権適切に行使することは監査等委員の職務です。
また、監査等委員による差止請求に対して、裁判所が仮処分をもって取締役に対し、その行為をやめることを命ずるときは、担保を立てさせないものとされています(399条の6第2項)。その理由として、監査等委員が会社の機関として会社のためにする差止の仮処分について手続に慎重を期する必要はないこと、この訴訟の仮処分は監査等委員の機関として行うものであって、その担保は会社が負担しなければならず、その支出をめぐって取締役と監査等委員の間で紛争が生じかねないこと、及び仮に担保の支出を取締役に要求することになれば、被申請人である取締役に仮処分申請を知られて保全処分の密行性を損なうことになってしまうことなどが理由です。
イ.会社・取締役間の訴訟
監査等委員会に選定された監査等委員は、会社が取締役(取締役であった者を含む)に対し、または取締役が会社に対して訴えを提起する場合に、その訴えについて会社を代表します(399条の7第2項)。このような会社・取締役間の訴えにおいても会社を代表する者を一般原則通り代表取締役とすると、訴訟の相手方である取締役がその代表取締役である場合はもちろん、それ以外の取締役でも、適切な訴訟追行がされないおそれがあるので、独立性が保障されている監査等委員が会社を代表することになっています。
会社の取締役の責任を追及する訴訟として、株主からは代表訴訟を提起することができますが、その前提としての、会社に対して訴えの提起を請求することが必要で、この請求を株主から受ける会社の代表は監査等委員です(399条の7第5項)。しかし、監査等委員としては、このような請求がなされた場合に限らず、取締役の責任を追及する訴訟を提起する必要があると判断したときは、会社を代表してその訴訟を提起することができます。しかも、監査等委員は、その訴訟を提起する必要がある場合に、それを怠れば、任務懈怠の責任を負わされる可能性があります。
また株主代表訴訟において被告取締役(監査等委員を除く。)を補助するため、または株式交換等完全子会社の旧株主による責任追及訴訟または最終完全親会社等の株主による特定責任追及訴訟において株式交換等完全子会社・完全子会社等の取締役・執行役を補助するために、会社がこれらの訴訟に補助参加する場合には、監査等委員全員の同意が必要とされています(849条3項2号)。
ウ.取締役の責任の一部免除等への同意
次にあげる場合に監査等全員の同意が必要になります。
@)取締役の会社に対する責任または特定責任に関する完全子会社等の取締役の責任を一部免除する議案を株主総会に提出する場合(425条3項)
A)取締役・取締役会の決定により取締役の会社に対する責任の一部免除ができる旨の定款変更議案を株主総会に提出する場合なら゛に当該定款に基づく責任免除につき取締役の同意を得る場合および責任免除議案を取締役会に提出する場合(426条2項)
B)非業務執行取締役の会社に対する責任につき責任限定契約を締結できる旨の定款変更議案を株主総会に提出する場合(427条)
エ.取締役の利益相反取引の承認
通常、取締役と会社との利益相反取引により会社に損害が生じた場合には、取締役の任務懈怠が推定されるところ(423条3項)、監査等委員以外の取締役による利益相反取引について、監査等委員会の承認があった場合には、こうした推定規定は適用されないこととされています(423条4項)。このような利益相反取引の承認も監査等委員会の権限となっています。
c)報告権限
ア.監査報告書の作成
監査等委員会は、事業年度こどに監査報告書を作成(399条の2第3項)し、これが監査役設置会社における監査役の監査報告に対応するものです。監査等委員会の監査報告に記載すべき内容は指名委員会等設置会社の監査委員会におけるものに準ずると考えられ、次のことが記載され、株主総会において、株主が求めた事項について説明しなければなりません。
@)業務監査の方法・内容(会社法施行規則129条1項1号)
A)事業報告・その附属明細書が法令・定款に従い会社の状況を正しく示しているかについての意見(同2号)
B)取締役の職務の遂行に関し不正の行為または法令・定款に違反する重大な事実があったときはその事実(同3号)
C)監査のため必要な調査ができなかったときはその旨およびその理由(同4号)
D)大会社における内部統制の整備についての取締役の決定目取締役会の決議の内容またはその運用状況が相当でないと認めるときはその旨およびその理由(同5号)
監査等委員会の監査意見は多数決により形成されますが、監査役会監査報告の場合と同じく、各監査等委員は、その監査報告の内容が自己の意見と異なるときは、監査報告に自己の意見を付記することができます。
イ.株主総会への報告義務(399条の5)
監査等委員は、取り締まれ焼くが株主総会に提出しようとする議案、書類その他法務省令で定めるものについて法令もしくは定款に違反し、または著しく不当な事項があると認めるときは、その旨を株主総会に報告しなければなりません(399条の5)。
このような規定は指名委員会等設置会社の監査委員にはありませんが、監査役設置会社の監査役は、監査等委員と同様、取締役が株主総会に提出しようとする議案、書類その他法務省令で定めるものを調査し、法令もしくは定款に違反しまたは著しく不当な事項があると認めるときは、その調査の結果を株主総会に報告しなければなりません(384条)。監査等委員にこのような義務が課されたのは、監査等委員会設置会社においては、指名委員会等設置会社と比較すると、指名委員会、報酬委員会がなく、取締役会の経営者からの独立性が十分ではないから、取締役会における株主総会提出議案や書類の違法性チェック機能だけに依存することができず、監査役に倣って、監査等委員が株主総会に直接報告する制度を設けることとしたためと考えられます。
ü 監査等委員会の権限(2)─経営評価権限
a)意見陳述権の内容
監査等委員会が選定する監査等委員は、株主総会において、監査等委員以外の取締役の選任、解任または辞任及び報酬等について意見を述べることができ(342条の2第4項、361条6項)、監査等委員会に、そのような決定をする権限がある(399条の2第3項3号)とされています。
これは、監査等委員以外の取締役の選任等や報酬等についても、社外取締役が過半数を占める監査等委員会が影響を及ぼすことを可能とするものであり、監査等委員会は、指名委員会等設置会社における指名委員会や報酬委員会のような決定権は有しないものの株主総会における意見陳述権を通じて、指名委員会や報酬委員会に準じる機能を有することを期待したものです。実際、監査等委員会が、このような意見を株主総会において陳述することになれば経営者サイドとしては無視することはできず、そのような意見に対して合理的な説明や、場合によっては反論を行うことを求められることになると考えられます。
b)監査・監督との関係
会社法は、経営者に対する監視のうち取締役会が実施するものを「監督」、監査役、監査等委員会または監査委員会が実施するものを「監査」と呼んでいます。「監査」及び「監督」には会社法の条文内で定義されているわけではありませんが、「監査」とは業務執行の適法性を確保すること(違法・不正行為を防止すること)を主眼とし、「監督」とは業務執行者の業績を評価し、業務執行の効率性を確保することを主眼とするものと考えることもできます。そういうことであれば、「監督」は人事権の行使を伴う監視、「監査」は人事権の行使等を伴わない監視に至ることになるわけで、モニタリング・モデルにおける取締役会による監督も、このような「監督」の類型のひとつと位置付けて考えることもできます。
監査等委員会の監査等委員以外の取締役の選任や報酬等に関する意見陳述権は、業務執行者の業績を評価し、業務執行の効率性を確保することを主眼とするものであり、また、取締役の人事と報酬にまで影響を及ぼし得る権限といえます。また、従って、このような陳述権は、通常の「監査」の範疇には入らないものといえます。そして条文上も、この意見陳述権は、監査等委員会による「取締役の職務の執行の監査」と並列して規定されています。これに対して、取締役会の監督は、取締役の職務全般に及ぶものであることからすれば、この意見陳述権は「監督」の一部であると整理することが可能です。しかし、意見陳述権は、株主総会における意見陳述権という限られた範囲のものに過ぎないという限界もあるわけです。
監査等委員会にこのよな経営評価機能が与えられていることから、その監査が違法性のみならず、妥当性監査に及ぶことは当然の前提と言えます。
c)監査等委員会の位置づけ
このように監査等委員会には、通常の監査を超えて取締役の指名及び報酬等に影響を及ぼし得る権限が与えられています。従って、監査等委員会は、指名委員会設置会社における監査委員会に対応するものではなく、指名委員会及び報酬委員会の権限の一部を監査委員会にある程度集中させたものと言っていいと思います。この点が、監査等委員会設置会社において、取締役会による取締役に対する重要な業務執行の決定の委任を認める理由の一つとされているわけです。
d)意見陳述権の個々の内容
ア.監査等委員以外の取締役の選任等についての意見の決定・陳述
監査等委員会は監査等委員以外の取締役の選任等についての意見を決定し、監査等委員会が選定する監査等委員は、株主総会においてその決定した意見を陳述することができます。指名委員会等設置会社の指名委員会が有する取締役の選任等の議案の決定権には及びません。つまり、取締役の選任議案の決定について実質的な権限を有する代表取締役に対して、監査等委員会が説明を要求すれば、指名委員会における審議と似た審議が監査等委員会において行われることになりますが、監査等委員会には指名委員会のように決定権限があるわけではない。そこが大きな違いです。
株主総会における意見陳述権の内容は、常に意見を述べる義務があるというものではなく、総会の場で、取締役の選任等について株主から説明を求められれば、監査等委員会が鑑定する監査等委員が意見を述べなければなりません。
イ.監査等委員以外の取締役の報酬等についての意見の決定・陳述
監査等委員以外の取締役の報酬等についても、選任などと同じようなしくみがあるわけです。指名委員会等設置会社の報酬委員会に準ずる経営評価の役割が期待されるのであるから、ここでいう「監査等委員である取締役以外の取締役」は、その全員に支給する総額ではなく、個人別の報酬等を指していると考えられます。
ü 職務の執行に関する費用(第4項)
監査等委員が職務執行上必要とする費用の会社による支払いについては、次のように規定されています。
@)監査等委員がその費用の前払を請求した場合には、会社は、その費用が監査等委員の職務の執行に必要でないことを証明しない限り前払いを拒めない。
A)監査等委員が、その費用を立替払いして会社に対し費用・利息の償還を請求した場合も同様となる。
B)監査等委員が、その費用につき負担した債務を自分に代わり弁済するよう会社に対し請求した場合も同様となる。
これは、指名委員会等設置会社の監査委員、監査役設置会社の監査役の場合と同じで、監査等委員は、会社が費用の請求を拒んだときには、これを訴訟上請求することができ、その場合には、それらの費用が監査のために不必要であることを会社が立証しない限り、勝訴することができます。また、そのことを取締役の法令違反としての責任を追求することもできます。さらにその結果、監査のために必要な調査をすることができなくなった旨を監査報告に記載することができます。
※アドバイザーとの契約
会社の取締役や使用人による違法または不当な行為に関する端緒が得られる段階で、監査等委員には、そのような行為の事実調査及びその事実の法律的評価が求められることになります。また、監査等委員は、このような事態において自ら会社に対する善管注意義務を果たすべき行動するひつようがありますが、これらの事項には法律判断が伴うため、弁護士等の外部専門家のアドバイスが必要となる事もあります。しかし、経営者サイドが不正に関与していることが疑われる場合には、経営者が常時依頼している弁護士等の専門家によるアドバイスが期待できない場合も考えられます。そこで、監査等委員会として、平時において独自に弁護士等の外部専門家を選定し、有事の際のアドバイスを適時に受けられるように準備を整えることも考えられます。このように監査等委員会が独自に依頼した弁護士等の外部専門家の費用は、職務の執行に関する費用として会社が負担すべきものの中に含まれるという考え方があります。
Ø 監査等委員会による調査(399条の3)
@監査等委員会が選定する監査等委員は、いつでも、取締役(会計参与設置会社にあっては、取締役及び会計参与)及び支配人その他の使用人に対し、その職務の執行に関する事項の報告を求め、又は監査等委員会設置会社の業務及び財産の状況の調査をすることができる。
A監査等委員会が選定する監査等委員は、監査等委員会の職務を執行するため必要があるときは、監査等委員会設置会社の子会社に対して事業の報告を求め、又はその子会社の業務及び財産の状況の調査をすることができる。
B前項の子会社は、正当な理由があるときは、同項の報告又は調査を拒むことができる。
C第1項及び第2項の監査等委員は、当該各項の報告の徴収又は調査に関する事項についての監査等委員会の決議があるときは、これに従わなければならない。
ü 事業報告請求・業務財産調査権(399条の3第1項)
監査等委員会が選定する監査等委員は、いつでも、取締役及び使用人に対して、その職務の執行に関する事項の報告を求め、または監査等委員会設置会社の業務及び財産の状況の調査をすることができます(399条の3第1項)。報告の対象は、報告を求められた取締役・使用人の職務の執行に関する事項であれば、監査等委員会設置会社の事業全般に及びます。また、監査等委員会からの報告を求める方法はどのようなものであってもよく、調査の対象は監査等委員会の業務及び財産の全般であり、会社の帳簿その他の資料の閲覧・謄写を行うことや、取締役・使用人に質問することも可能です。取締役および使用人は、選定監査等委員の請求に応じて報告し、調査に協力する義務を負います。
ü 子会社調査権(399条の3第2項)
監査等委員会が選定する監査等委員は、監査等委員会の職務を執行するために必要ある時は、監査等委員会設置会社の子会社に対して事業の報告を求め、又はその子会社の業務及び財産の状況を調査することができます(399条の3第1項)。
子会社には、外国法人等も含みますが、実際に海外の子会社等が報告し、又は調査に協力する義務を負うかは、その子会社の設立準拠法により決まってきます。なお、子会社調査において、営業秘密を理由に調査を拒否できるかについては争いがあります。
※子会社は、調査が権限濫用である等正当な理由があるときには、その報告・調査を拒むことができます(399条の3第4項)。
ü 監査等委員会の決議(399条の3第4項)
上記ア.イ.の調査に関して、選定された監査等委員は、報告徴収・調査に関する事項について監査等委員会の決議がある時は、その決議に従わなければなりません(399条の3第4項)。
Ø 取締役会への報告義務(399条の4)
監査等委員は、取締役が不正の行為をし、若しくは当該行為をするおそれがあると認めるとき、又は法令若しくは定款に違反する事実若しくは著しく不当な事実があると認めるときは、遅滞なく、その旨を取締役会に報告しなければならない。
監査等委員は、取締役が不正の行為をし、もしくはそのような行為をするおそれがあると認めるとき、または法令・定款に違反する事実もしくは著しく不当な事実があると認めるときは、遅滞なく、その旨を取締役会に報告しなければなりません(399条の4)。
対象となる事実は、不正の行為または法令定款違反の行為に限らず、広く著しく不当な事実(382条)、すなわち法令定違反ではないが、そのことを決定することや行うことが妥当でない事実も含まれるということです。そして、監査等委員が、この399条の4の条文に基づいて取締役会に報告を行った場合、取締役会は、その事実を調査・検討し、必要な是正措置を取るべきことになり、不正な行為の是正の他、行為者に対する損害賠償請求、または会社ごとに定められている内部規則に則った処分をすることになります。
なお、取締役会が開催されなければ、この報告をすることができないので、選定監査等委員に対して、この報告をする必要がある場合に、取締役会の招集を請求する、または自ら取締役会を招集する権利を認められています(399条の14)。
なお、監査役会設置会社や指名委員会等設置会社には、その報告した事実は取締役会議事録に記録され(会社法施行規則101条3項6号)、監査報告に記載される可能性があり(会社法施行規則130条2項2号、131条1項2号、129条1項3号)、株主に提供される(会社法施行規則133条1項2号)ことになります。監査等委員会設置会社については、法務省令に同様の規定はありませんが、同様の措置が類推できます。
Ø 株主総会に対するの報告義務(399条の5)
監査等委員は、取締役が株主総会に提出しようとする議案、書類その他法務省令で定めるものについて法令若しくは定款に違反し、又は著しく不当な事項があると認めるときは、その旨を株主総会に報告しなければならない。
監査等委員は、取り締まれ焼くが株主総会に提出しようとする議案、書類その他法務省令で定めるものについて法令もしくは定款に違反し、または著しく不当な事項があると認めるときは、その旨を株主総会に報告しなければなりません(399条の5)。
このような規定は指名委員会等設置会社の監査委員にはありませんが、監査役設置会社の監査役は、監査等委員と同様、取締役が株主総会に提出しようとする議案、書類その他法務省令で定めるものを調査し、法令もしくは定款に違反しまたは著しく不当な事項があると認めるときは、その調査の結果を株主総会に報告しなければなりません(384条)。監査等委員にこのような義務が課されたのは、監査等委員会設置会社においては、指名委員会等設置会社と比較すると、指名委員会、報酬委員会がなく、取締役会の経営者からの独立性が十分ではないから、取締役会における株主総会提出議案や書類の違法性チェック機能だけに依存することができず、監査役に倣って、監査等委員が株主総会に直接報告する制度を設けることとしたためと考えられます。
Ø 監査等委員会による取締役行為の差止め(399条の6)
@監査等委員は、取締役が監査等委員会設置会社の目的の範囲外の行為その他法令若しくは定款に違反する行為をし、又はこれらの行為をするおそれがある場合において、当該行為によって当該監査等委員会設置会社に著しい損害が生ずるおそれがあるときは、当該取締役に対し、当該行為をやめることを請求することができる。
A前項の場合において、裁判所が仮処分をもって同項の取締役に対し、その行為をやめることを命ずるときは、担保を立てさせないものとする。
監査等委員は、取締役が監査等委員会設置会社の目的の範囲外の行為その他法令・定款に違反する行為をし、またはこれらの行為をするおそれがある場合において、その行為によって会社に著しい損害が生ずるおそれがある時は、その取締役に対して、その行為をやめることを請求することができます(399条の6第1項)。
このような差止請求権は、法令定款を遵守するという取締役の会社に対する忠実義務を履行させる会社の請求権を、監査等委員が株式会社の機関として会社のために行使するものであって、差止請求権の行使は、会社の機関としての監査等委員の義務であり、差止請求権の行使が株主の任意に委ねられている株主の執行役または取締役に対する差止請求権(360条、422条)とは異なるものです。すなわち、取締役による目的の範囲外の行為その他法令定款に違反する行為について、取締役会が適切な対処措置を取らない場合、差止請求権適切に行使することは監査等委員の職務です。
また、監査等委員による差止請求に対して、裁判所が仮処分をもって取締役に対し、その行為をやめることを命ずるときは、担保を立てさせないものとされています(399条の6第2項)。その理由として、監査等委員が会社の機関として会社のためにする差止の仮処分について手続に慎重を期する必要はないこと、この訴訟の仮処分は監査等委員の機関として行うものであって、その担保は会社が負担しなければならず、その支出をめぐって取締役と監査等委員の間で紛争が生じかねないこと、及び仮に担保の支出を取締役に要求することになれば、被申請人である取締役に仮処分申請を知られて保全処分の密行性を損なうことになってしまうことなどが理由です。
Ø 監査等委員会設置会社と取締役との間の訴えにおける会社の代表等(399条の7)
@第349条第4項、第353条及び第364条の規定にかかわらず、監査等委員会設置会社が取締役(取締役であった者を含む。以下この条において同じ。)に対し、又は取締役が監査等委員会設置会社に対して訴えを提起する場合には、当該訴えについては、次の各号に掲げる場合の区分に応じ、当該各号に定める者が監査等委員会設置会社を代表する。
一 監査等委員が当該訴えに係る訴訟の当事者である場合 取締役会が定める者(株主総会が当該訴えについて監査等委員会設置会社を代表する者を定めた場合にあっては、その者)
二 前号に掲げる場合以外の場合 監査等委員会が選定する監査等委員
A前項の規定にかかわらず、取締役が監査等委員会設置会社に対して訴えを提起する場合には、監査等委員(当該訴えを提起する者であるものを除く。)に対してされた訴状の送達は、当該監査等委員会設置会社に対して効力を有する。
B第349条第4項、第353条及び第364条の規定にかかわらず、次の各号に掲げる株式会社が監査等委員会設置会社である場合において、当該各号に定める訴えを提起するときは、当該訴えについては、監査等委員会が選定する監査等委員が当該監査等委員会設置会社を代表する。
一 株式交換等完全親会社(第849条第2項第1号に規定する株式交換等完全親会社をいう。次項第1号及び第5項第3号において同じ。) その株式交換等完全子会社(第847条の2第1項に規定する株式交換等完全子会社をいう。第5項第3号において同じ。)の取締役、執行役(執行役であった者を含む。以下この条において同じ。)又は清算人(清算人であった者を含む。以下この条において同じ。)の責任(第847条の2第1項各号に掲げる行為の効力が生じた時までにその原因となった事実が生じたものに限る。)を追及する訴え
二 最終完全親会社等(第847条の3第1項に規定する最終完全親会社等をいう。次項第2号及び第5項第4号において同じ。) その完全子会社等(同条第2項第2号に規定する完全子会社等をいい、同条第3項の規定により当該完全子会社等とみなされるものを含む。第5項第4号において同じ。)である株式会社の取締役、執行役又は清算人に対する特定責任追及の訴え(同条第1項に規定する特定責任追及の訴えをいう。)
C第349条第4項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる株式会社が監査等委員会設置会社である場合において、当該各号に定める請求をするときは、監査等委員会が選定する監査等委員が当該監査等委員会設置会社を代表する。
一 株式交換等完全親会社 第847条第1項の規定による請求(前項第1号に規定する訴えの提起の請求に限る。)
二 最終完全親会社等 第847条第1項の規定による請求(前項第2号に規定する特定責任追及の訴えの提起の請求に限る。)
D第349条第4項の規定にかかわらず、次に掲げる場合には、監査等委員が監査等委員会設置会社を代表する。
一 監査等委員会設置会社が第847条第1項、第847条の2第2項若しくは第3項(同条第4項及び第5項において準用する場合を含む。)又は第847条の3第1項の規定による請求(取締役の責任を追及する訴えの提起の請求に限る。)を受ける場合(当該監査等委員が当該訴えに係る訴訟の相手方となる場合を除く。)
二 監査等委員会設置会社が第849条第4項の訴訟告知(取締役の責任を追及する訴えに係るものに限る。)並びに第850条第2項の規定による通知及び催告(取締役の責任を追及する訴えに係る訴訟における和解に関するものに限る。)を受ける場合(当該監査等委員がこれらの訴えに係る訴訟の当事者である場合を除く。)
三 株式交換等完全親会社である監査等委員会設置会社が第849条第6項の規定による通知(その株式交換等完全子会社の取締役、執行役又は清算人の責任を追及する訴えに係るものに限る。)を受ける場合
四 最終完全親会社等である監査等委員会設置会社が第849条第7項の規定による通知(その完全子会社等である株式会社の取締役、執行役又は清算人の責任を追及する訴えに係るものに限る。)を受ける場合
監査等委員会に選定された監査等委員は、会社が取締役(取締役であった者を含む)に対し、または取締役が会社に対して訴えを提起する場合に、その訴えについて会社を代表します(399条の7第2項)。このような会社・取締役間の訴えにおいても会社を代表する者を一般原則通り代表取締役とすると、訴訟の相手方である取締役がその代表取締役である場合はもちろん、それ以外の取締役でも、適切な訴訟追行がされないおそれがあるので、独立性が保障されている監査等委員が会社を代表することになっています。
会社の取締役の責任を追及する訴訟として、株主からは代表訴訟を提起することができますが、その前提としての、会社に対して訴えの提起を請求することが必要で、この請求を株主から受ける会社の代表は監査等委員です(399条の7第5項)。しかし、監査等委員としては、このような請求がなされた場合に限らず、取締役の責任を追及する訴訟を提起する必要があると判断したときは、会社を代表してその訴訟を提起することができます。しかも、監査等委員は、その訴訟を提起する必要がある場合に、それを怠れば、任務懈怠の責任を負わされる可能性背あります。
また株主代表訴訟において被告取締役(監査等委員を除く。)を補助するため、または株式交換等完全子会社の旧株主による責任追及訴訟または最終完全親会社等の株主による特定責任追及訴訟において株式交換等完全子会社・完全子会社等の取締役・執行役を補助するために、会社がこれらの訴訟に補助参加する場合には、監査等委員全員の同意が必要とされています(849条3項2号)。
第2款.運営
Ø 招集権者(399条の8)
監査等委員会は、各監査等委員が招集する。
監査等委員会は、各監査等委員が招集することができます。社外取締役である監査等委員の招集権を保障する等の必要から、定款または規則をもって特定の監査等委員に招集権を専属させることはできないとされています(366条1項では但書により取締役会の招集権を特定の取締役に専任させることを定款に定められる規定があるのに対して、399条の8には、これと同様の但書がないため、できないと解されています)。
Ø 招集手続等(399条の9)
@監査等委員会を招集するには、監査等委員は、監査等委員会の日の一週間(これを下回る期間を定款で定めた場合にあっては、その期間)前までに、各監査等委員に対してその通知を発しなければならない。
A前項の規定にかかわらず、監査等委員会は、監査等委員の全員の同意があるときは、招集の手続を経ることなく開催することができる。
B取締役(会計参与設置会社にあっては、取締役及び会計参与)は、監査等委員会の要求があったときは、監査等委員会に出席し、監査等委員会が求めた事項について説明をしなければならない。
監査等委員会を招集するには、監査等委員は、監査等委員会の日の1週間前(これを下回る期間を定款で定めた場合にあっては、その期間)前までに、各監査委員に対してその通知を発しなければなりません(399条の9第1項)。監査等委員の全員の同意があるときは、招集の手続を経ることなく開催することができます(399条の9第2項)。
監査等委員会の招集機関の短縮を取締役会の決議ではなく定款の定めによることとしたのは、監査等委員は取締役会から独立した地位を有するため、監査等委員会は、取締役会の内部機関とは位置付けることはできず、むしろ取締役会から一定程度独立したものとして、監査役会と類似した位置づけにとなることを考慮して、監査役会の場合と同じような規律(392条1項)としたと考えられます。
Ø 監査等委員会の決議(399条の10)
@監査等委員会の決議は、議決に加わることができる監査等委員の過半数が出席し、その過半数をもって行う。
A前項の決議について特別の利害関係を有する監査等委員は、議決に加わることができない。
B監査等委員会の議事については、法務省令で定めるところにより、議事録を作成し、議事録が書面をもって作成されているときは、出席した監査等委員は、これに署名し、又は記名押印しなければならない。
C前項の議事録が電磁的記録をもって作成されている場合における当該電磁的記録に記録された事項については、法務省令で定める署名又は記名押印に代わる措置をとらなければならない。
D監査等委員会の決議に参加した監査等委員であって第3項の議事録に異議をとどめないものは、その決議に賛成したものと推定する。
ü 監査等委員会の決議
監査等委員会の決議は、議決に加わることができる監査等委員の過半数が出席し、その過半数をもって行います(399条の10第1項)。ただし、決議について特別の利害関係を有する監査等委員は、議決に加わることはできません(399条の10第2項)。
取締役は、監査等委員会の要求があったときは、監査等委員会に出席し、監査等委員会が求めた事項について説明しなければなりません(399条の10第3項)。これに対して、監査等委員以外の取締役がいない状況での自由・闊達な議論をする機会を保障するため。監査等委員以外の取締役の監査等委員会への出席権は認められていません。
ü 議事録の作成
監査等委員会の議事については、議事録を作成し、議事録が書面で作成している場合には、出席した監査等委員は、これに署名し、または記名捺印しなければなりません(399条の10第4項)。議事録が電磁的記録をもって作成されている場合における電磁的記録に記録された事項については、法務省令で定める記名捺印に変わる措置をしなければなりません(399条の10第4項)。
監査等委員会の決議に参加した監査等委員であっても議事録で意義をとどめていないものは、その決議に賛成したものと推定されます(399条の10第5項)。
議事録の内容については、会社法施行規則110条の3に従います。
Ø 議事録(399条の11)
@監査等委員会設置会社は、監査等委員会の日から十年間、前条第3項の議事録をその本店に備え置かなければならない。
A監査等委員会設置会社の株主は、その権利を行使するため必要があるときは、裁判所の許可を得て、次に掲げる請求をすることができる。
一 前項の議事録が書面をもって作成されているときは、当該書面の閲覧又は謄写の請求
二
前項の議事録が電磁的記録をもって作成されているときは、当該電磁的記録に記録された事項を法務省令で定める方法により表示したものの閲覧又は謄写の請求
B前項の規定は、監査等委員会設置会社の債権者が取締役又は会計参与の責任を追及するため必要があるとき及び親会社社員がその権利を行使するため必要があるときについて準用する。
C裁判所は、第2項(前項において準用する場合を含む。以下この項において同じ。)の請求に係る閲覧又は謄写をすることにより、当該監査等委員会設置会社又はその親会社若しくは子会社に著しい損害を及ぼすおそれがあると認めるときは、第2項の許可をすることができない。
監査等委員会設置会社は、監査等委員会の日から10年間、議事録をその本店に備え置かなければなりません(399条の11第1項)。
監査等委員会設置会社の株主は、その権利を行使するために必要ある時は、裁判所の許可を得て、議事録の閲覧または謄写の請求を行うことができます(399条の11第2項)。監査等委員会設置会社の債権者が取締役の責任を追及するために必要がある時及び親会社社員がその権利を行使するための必要があるときについても同様です(399条の11第3項)。ただし、裁判所は、閲覧または謄写をすることにより、その監査等委員会設置会社またはその親会社、子会社に著しい損害を及ぼすおそれがある時は、閲覧の請求を許可することができません(399条の11第4項)。
監査等委員である取締役以外の取締役による監査等委員会の議事録の閲覧または謄は認められていません。
Ø 監査等委員会への報告の省略(399条の12)
取締役、会計参与又は会計監査人が監査等委員の全員に対して監査等委員会に報告すべき事項を通知したときは、当該事項を監査等委員会へ報告することを要しない。
取締役または会計監査人等が監査等委員の全員に対して監査等委員会に報告すべき事項を通知したときは、その事項について監査等委員会への報告をする必要がなくなる(399条の12)。
なお、指名委員会等設置会社の監査委員会がその委員の中から選定する者は遅滞なく、その委員会の職務の執行の状況を取締役会に報告しなければならない(417条3項)とされていますが、監査等委員会には、このような規定は設けられていません。
第3款.監査等委員会設置会社の取締役会の権限等
Ø 監査等委員会設置会社の取締役会の権限(399条の13)
@監査等委員会設置会社の取締役会は、第362条の規定にかかわらず、次に掲げる職務を行う。
一 次に掲げる事項その他監査等委員会設置会社の業務執行の決定
イ 経営の基本方針
ロ 監査等委員会の職務の執行のため必要なものとして法務省令で定める事項
ハ
取締役の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制その他株式会社の業務並びに当該株式会社及びその子会社から成る企業集団の業務の適正を確保するために必要なものとして法務省令で定める体制の整備
二 取締役の職務の執行の監督
三 代表取締役の選定及び解職
A監査等委員会設置会社の取締役会は、前項第1号イからハまでに掲げる事項を決定しなければならない。
B監査等委員会設置会社の取締役会は、取締役(監査等委員である取締役を除く。)の中から代表取締役を選定しなければならない。
C監査等委員会設置会社の取締役会は、次に掲げる事項その他の重要な業務執行の決定を取締役に委任することができない。
一 重要な財産の処分及び譲受け
二 多額の借財
三 支配人その他の重要な使用人の選任及び解任
四 支店その他の重要な組織の設置、変更及び廃止
五 第676条第1号に掲げる事項その他の社債を引き受ける者の募集に関する重要な事項として法務省令で定める事項
六 第426条第1項の規定による定款の定めに基づく第423条第1項の責任の免除
D前項の規定にかかわらず、監査等委員会設置会社の取締役の過半数が社外取締役である場合には、当該監査等委員会設置会社の取締役会は、その決議によって、重要な業務執行の決定を取締役に委任することができる。ただし、次に掲げる事項については、この限りでない。
一 第136条又は第137条第1項の決定及び第140条第4項の規定による指定
二 第165条第3項において読み替えて適用する第156条第1項各号に掲げる事項の決定
三 第262条又は第263条第1項の決定
四 第298条第1項各号に掲げる事項の決定
五 株主総会に提出する議案(会計監査人の選任及び解任並びに会計監査人を再任しないことに関するものを除く。)の内容の決定
六 第365条第1項において読み替えて適用する第356条第1項の承認
七 第366条第1項ただし書の規定による取締役会を招集する取締役の決定
八 第399条の7第1項第1号の規定による監査等委員会設置会社を代表する者の決定
九 前項第6号に掲げる事項
十 第436条第3項、第441条第3項及び第444条第5項の承認
十一 第454条第5項において読み替えて適用する同条第1項の規定により定めなければならないとされる事項の決定
十二 第467条第1項各号に掲げる行為に係る契約(当該監査等委員会設置会社の株主総会の決議による承認を要しないものを除く。)の内容の決定
十三 合併契約(当該監査等委員会設置会社の株主総会の決議による承認を要しないものを除く。)の内容の決定
十四 吸収分割契約(当該監査等委員会設置会社の株主総会の決議による承認を要しないものを除く。)の内容の決定
十五 新設分割計画(当該監査等委員会設置会社の株主総会の決議による承認を要しないものを除く。)の内容の決定
十六 株式交換契約(当該監査等委員会設置会社の株主総会の決議による承認を要しないものを除く。)の内容の決定
十七 株式移転計画の内容の決定
E前2項の規定にかかわらず、監査等委員会設置会社は、取締役会の決議によって重要な業務執行(前項各号に掲げる事項を除く。)の決定の全部又は一部を取締役に委任することができる旨を定款で定めることができる。
ü 監査等委員会設置会社の取締役会の職務
@監査等委員会設置会社における取締役会の位置づけ
監査等委員会設置会社の法制化に際して立法者は取締役会の性格についての考えを明らかにしています。それによると、従来の監査役会設置会社の取締役会は経営者の経営について議論し、実際に執行をするアドバイザリー・モデルであるのに対し、委員会等設置会社(改正会社法では指名委員会等設置会社)の取締役会は、経営を監視・監督・評価する役割が中核となるモニタリング・モデルであるといいます。そして、監査等委員会設置会社の取締役会は両者の折衷型で言わばハイブリッド・モデルの性格のものとして考えられているというのです。会社法の監査等委員会設置会社に関する条文は、その理念が基となって制定されていると考えられます。
※アドバイザリー・モデルとモニタリング・モデル
アドバイザリー・モデルの背後には、一般株主の利益は取締役会を監査役による監査・監督により十分に守ることができるので、取締役会は経営を執行するマネジメント・ボードとしての機能を果たすことが企業の株主価値の向上に資するという考え方があります。しかし、最近の状況では、支配株主が存在しなくなった会社では、取締役が株主ではなく自らの又はその他の利害関係者の利益を追求しかねないというおそれが生じているということです。そこで、一般株主の利益を代表する社外取締役が取締役会の半数以上を占め、取締役会における最終的な決定権を有する、ということで取締役会を取締役会が監督することで、この問題に対処するというのがモニタリング・モデルの考え方です。
A監査等委員会設置会社の取締役会の職務
前述の取締役会の位置づけにおいて説明したように、監査等委員会設置会社の基本理念は取締役会の中核的な機能は、経営を監視・監督・評価する役割をはたすというモニタリング・モデルを加味した考え方です。この場合の「監督」とは、監督する人が監督される人(業務執行者)の業績を評価することより、経営の効率性を確保すること、すなわち取締役会が業務執行者の個別的な意思決定や業務執行の合目的性を審査するのではなく、経営陣が策定した経営戦略方針に照らし、その成果が妥当であったかか否かを審査することです。
取締役会が、取締役の業績評価を行い、その経営の効率性を評価するためには、監督の基準となる経営の基本方針を決定し、業務執行取締役に会社の業務執行の指針を示す必要があります。監査等委員会設置会社において取締役会が、取締役の職務執行の監督に集中し、取締役会が監督機能を十分に発揮するためには、細目的事項取締役会決議事項から外し、重要な業務執行の決定を取締役に対して委任できるようにすることが可能となっています。それは、一方で業務執行において迅速な意思決定を可能にし、変化が激しくなっている経営環境において競争に打ち勝つ体制をつくっていくことでもあるわけです。
ü 監査等委員会設置会社の取締役会の基本的権限(399条の13第1項)
監査等委員会設置会社の取締役会の職務は前述の通りですが、その職務を行う権限を有します。一方、362条において取締役会の権限等を規定しているのが一般的な規定と考えられますが、そこで列挙されているのは、 取締役会設置会社の業務執行の決定、取締役の職務の執行の監督、代表取締役の選定及び解職の三項目であり、下の@〜Bと比べると、ABにあたる項目は同じ文言です。また、@にあたる項目については、監査等委員会設置会社の場合には、経営の基本方針を決定することが追加されているということが文言上の違いです。ただし、文言上での違いは小さくても意味合いは変わってきます。それを踏まえて見ていきましょう。
@経営の基本方針及び会社の業務執行の決定(399条の13第2項)
a)経営の基本方針
経営の基本方針とは、中期経営計画や年度予算であり、コーポレート・ガバナンスの基本方針、経営理念、経営ビジョン及び行動基準等が含まれます。この場合の、経営の基本方針は、業務執行取締役が会社の業務執行を行う際の指針となり、取締役会が業務執行取締役を監督する際の基準になるものです。
※監査役会設置会社では、従来より取締役会が経営の基本方針を決定することは要求されていません。
b)監査等委員会の職務の執行のため必要なものとして法務省令で定める事項
監査等委員会の職務を補助すべき取締役及び使用人に関する事項等の監査等委員会の監査が実効的に行われることを確保するための体制に関する事項を意味すると考えられます。その内容は会社法施行規則110条の4第1項に規定されていて、次のような内容です。
・監査等委員会の職務を補助すべき取締役及び使用人に関する事項
・監査等委員会の職務を補助すべき取締役及び使用人のその他の取締役(監査等委員である取締役を除く)からの独立性に関する事項
・取締役及び使用人が監査等委員会に報告するための体制その他の監査等委員会への報告に関する体制
・その他監査等委員会の監査が実効的に行われることを確保するための体制
ここでいう「使用人の取締役からの独立性に関する事項」は、監査等委員会のスタッフが、経営者から独立していなければ、その過半数を社外取締役とすることにより適正な監査の実現のために監査等委員会の独立性を確保した法の趣旨を没却しないために必要なものです。監査等委員会の監査実務を執行するスタッフは使用人であるため当然に執行部門の管理下にあります。従って、その独立性の担保のために監査等委員会のスタッフの任命、評価、異動等には、監査等委員会の同意を必要とする。その選任及び解任については監査等委員会の同意を必要とし、事前に監査等委員会の意見を聴取し、取締役はこれを尊重するといったことが考えられます。
監査等委員会は会社の内部統制システムを利用して監査を行うことが想定されているため、これらの事項を決定することが不可欠となります。
c)取締役の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制その他株式会社の業務並びに当該株式会社及びその子会社から成る企業集団の業務の適正を確保するために必要なものとして法務省令で定める体制の整備
いわゆる内部統制システムに関する事項です。この内容は、会社法施行規則110条の4第2項に規定されています。
・取締役の職務の執行に係る情報の保管及び管理に関する体制
・会社の損失の危機の管理に関する規程その他の体制
・取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
・使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
・親会社及び子会社から成る企業集団における業務の適正を確保するための体制
監査等委員会は会社の内部統制システムを利用して監査を行うことが想定されているため、また取締役会が監督業務を行っていく上でも、これらの事項を決定することが不可欠となります。
A取締役の職務の執行の監督
取締役会権限として362条に規定されているものと同じ事項です。ただし、この場合にはアドバイザリー・モデルによる取締役会における監督です。しかし、監査等委員会設置会社はモニタリング・モデルの要素が入っているので、監督に期待される内容が異なっているはずです。
他方でモニタリング・モデルの指名委員会等設置会社の監督は、取締役が会社の業務の決定・執行を行うことはなく。執行役が取締役会の決議により委任をうけた事項の決定を行い、かつ業務の執行を行うから、その執行役を監督することが監督の主要業務となっています。一方、指名委員会等設置会社の取締役は、取締役会の構成員としての職務、委員会の委員としての職務を有しているので、その執行が取締役会による監督の対象となります。監査等委員会設置会社は、その両者のハイブリッドというのが基本的な性格でから、監督に関しては、指名委員会等設置会社の執行役に対する監督を監査等委員を除いた取締役に対する監督に置き換えて、監査役設置会社の場合も併せた監督を行うということになると思います。具体的な方法は、形式的には、362条の一般的な規定の方法を準用した、以下のものとなると考えられます。
ア.具体的方法
a)取締役会への報告義務
取締役会は、業務の執行計画や実施状況の監督を行う場合、代表取締役及び業務担当取締役に対して必要な報告や資料の提示・提出等を求めることとなります。そのため、代表取締役及び業務多寡等取締役に対し、3ヶ月に1回以上、職務執行の状況を取締役会に報告することを要求(363条2項)し、当該取締役会の開催は、書面または電磁的方法による取締役会開催の同意(370条)があっても省略できないものとされています(372条2項)。これは取締役による監督が、形式的なものではなく、取締役会という会議体の中で実質的に行なわれなければならないことを意味します。取締役会では、この報告や提出された資料等を審議検討し、その適否を判断します。適否の判断に際しては、監査役のほか、会計監査人の意見を聴取することや、社内外の専門家の意見を聴取することも認められています。以上の業務執行の監督を通じて、代表取締役または業務担当取締役について是正すべき事項がある場合には、適宜の指摘か行われ、これへの対応が適切でない場合には、取締役会は、当該代表取締役を解職することができます(362条2項3号)。なお、業務担当取締役についても同様に考えられます(363条1項2号)。
※取締役の監督義務
取締役会を構成する各取締役は、取締役会における調査・検討・審議・判断という過程において、会社に対する善管注意義務を確実に履行しなければならない。加えて、その履行が適正であるかについての監督義務を負う、という最高裁の判断が出ています(最高裁昭和48年5月22日)。
取締役会は会社の業務執行を監督する機能を有するため、取締役会を構成する取締役は、取締役会に上程された事柄だけでなく、代表取締役の業務執行全般を監視し、必要があれば、取締役会を自ら招集し、あるいは招集することを求め、取締役会を通じて業務執行が適正に行われるようにする責務を有する(366条1項、2項)と言えます。このように、取締役は、業務の適正を確保するため、取締役会の構成員として、監視機能に基づき必要な手段を講じなければなりません。
〔参考〕取締役会の監督権限と監査役監査権限
取締役会は、会社の経営方針・業務執行に関する決定機関であるとともに、その経営方針・業務執行の実践を確保するための監督を行なわなければなりません。したがって、取締役会の監督権限は、業務執行が経営方針に合致しているかどうかを確認することを目的とし、職務執行の適法性にとどまらず、その妥当性に及ぶことから、積極的かつ前向きの監督をするという性格を帯びています。
これに対して、監査役による業務監査は、原則として業務執行の適法性の監査に限られ、相当でない事項または著しく不当な事項を指摘するというものです。したがって、監査役の監査権限は、取締役の行為や取締役会決議の適法性を確保することが目的となるので、消極的かつ防止的な監査をするという性格を帯びています。
これら取締役会による監督権限と監査役の監査権限は、対立するものではなく、健全な会社業務の維持、コーポレートガバナンスの確保を促進する上で相互に補完・関連するするところがあります。
b)取締役の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制その他株式会社の業務の適正を確保するために必要なものとして法務省令で定める体制(内部統制システム)
大会社の取締役会は、取締役の職務の執行が法令・定款に適合することを確保するための体制その他会社の業務及び当該会社・子会社からなる企業集団の業務の適正を確保するために必要なものとして法務省令で定める体制、いわゆる内部統制システムを整備し運営することによって監督を行います(362条5項)。
上場会社などの大会社の現状では、取締役会による取締役の業務執行の監督は容易でなく、取締役各人の能力に期待するだけでなく、取締役会において判断するために必要な情報が提供され、取締役の職務執行が法令・定款に適合することを確保する内部統制システムが必要と考えられるようになりました。会社法及び関係法令では、大会社及び監査等委員会設置会社、監査等委員会設置会社、指名委員会等設置会社についていわゆる内部統制システムの構築を取締役会の義務としています(348条3項4号及び4項、会社法施行規則100条102条)。決定の内容及び運用状況は、事業報告に記載されることにより開示され(会社法施行規則118条2号)、その相当性が監査役による監査の対象となります(会社法施行規則129条1項5号)。法務省令で求められている内容は次のとおりです。
(1)取締役の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
(2)取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制
(3)損失の危険の管理に対する規程その他の体制
(4)取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
(5)使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
(6)当該株式会社並びにその親会社及び子会社から成る企業集団における業務の適正を確保するための体制
(7)監査役がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合における当該使用に関する事項
(8)前号の使用人の取締役からの独立性に関する事項
(9)取締役及び使用人が監査役に報告するための体制その他監査役への報告に関する体制
(10)その他監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制
※内部統制システム
内部統制システムは1920年頃からアメリカを中心に広まった概念で、当初は財務報告の信頼性確保の前提として、会計監査人が会計監査を行うために必要とした内部牽制のシステムでしたが、次第に、経営者が使用人の業務の効率性・有効性・遵法(コンプライアンス)を監視するシステムの意味合いを強め、現在では、経営者自身を監視するシステムの意味でその語が用いられることもあります。我が国の会社法では、経営者の監督体制を含めた意味で用いられます。
c)社外取締役による監督
社外役員である社外取締役、社外監査役は、いずれも、会社及び子会社において直前に取締役・使用人等ではなかった者であり、外部の視点から職務執行の監督を行うことのできる立場にあります。以下で、取締役会の構成員である社外取締役による監督機能について考えてみたいと思います。
会社法上、監査役会設置会社において社外取締役の選任は義務付けられていませんが、強く推奨されている(327条の2)ことから、会社それぞれの事情に基づいて、社外取締役を選任しています。社外取締役に期待され役割として次の点があげられます。
・透明性の確保
取締役会において社内取締役から一定の距離のある外部者を加えることにより、外部者への説明を通じて、業務執行の透明性を確保することができる。
・助言機能
社外取締役の持つ職歴や経験、知識その他外部者の立場から、経営に対する大局的な観点からの助言を受けることができます。
・監督機能等
経営者の評価・選解任その他取締役会における重要事項の決定に際して議決権を行使することによる「業務改善全般への監督機能と、会社と経営者との間の「利益相反を監督する機能」とを向上させることができます。
B代表取締役の選定及び解職
取締役会権限として362条に規定されているものと同じ事項です。つまり、以下のようなこととなります。
取締役会は、その開催に取締役による招集を要するという性格上、日常的に開催されるものではありません。これを補完するため、取締役会は、日々の業務遂行を委任する(363条1項)ための常設機関として取締役の中から代表取締役を選定する義務があり(362条3項)日常の業務執行を委任します(363条1項)。代表取締役の員数に制限はなく、数名とするのが通例です。
また、取締役会はその決議により代表取締役を解職する権限を有し、解職決議により代表取締役の地位が剥奪された場合は、当人への告知なしにその効力が生じます(最高裁判決昭和41年12月20日)。
なお、実務上は、代表取締役選定の際に、その対象となる代表取締役候補者は特別利害関係人(369条2項)に当たらず、この選定議題に関する取締役会の議決に加わることができるのに対して、代表取締役の解職に際しては、その対象となる代表取締役は特別利害関係人に該当し、解職議題に関する取締役会の議決には加わることができないとされています。この違いについては、一般的に、代表取締役の選定について候補者自身が議決権を行使することは、業務執行の決定への参加に他ならず、特別利害関係には当たらないと解されているからです。
ü 重要な業務執行に関する原則的規定(399条の13第4項)
監査等委員会設置会社の取締役会は、原則として、次に掲げる事項その他の重要な業務執行の決定を取締役に委任することが出来ないという、362条4項と同じ内容の条文です。
・重要な財産の処分及び譲受け
・多額の借財
・支配人その他の重要な使用人の選任及び解任
・支店その他の重要な組織の設置、変更及び廃止
・社債を引き受ける者の募集に関する重要な事項
・定款授権による取締役の責任免除